Οι περισσότερες κυβερνήσεις σε όλο τον κόσμο απαιτούν από τους πολίτες να πληρώνουν φόρους εισοδήματος με τη μία ή την άλλη μορφή. Εντός των Ηνωμένων Πολιτειών, οι φορολογούμενοι πρέπει να πληρώνουν φόρο εισοδήματος είτε μέσω παρακράτησης φόρου εισοδήματος είτε μέσω της πληρωμής εκτιμώμενων φόρων. Για όσους χρησιμοποιούν το σύστημα παρακράτησης φόρου εισοδήματος, ο εργοδότης παρακρατεί ένα ορισμένο ποσοστό χρημάτων από κάθε μισθό και μεταβιβάζει τα κεφάλαια στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) για λογαριασμό του φορολογούμενου. Το ποσό που παρακρατεί ο εργοδότης εξαρτάται από το ποσό που χρησιμοποίησε ο εργαζόμενος για την απαλλαγή του από την παρακράτηση φόρου στο Έντυπο W-4 της IRS.
Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι φορολογούμενοι των οποίων το εισόδημα είναι κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο, το οποίο υπόκειται σε αλλαγές κάθε χρόνο, δικαιούνται τουλάχιστον μία απαλλαγή από την παρακράτηση φόρου. Η απαλλαγή από την παρακράτηση φόρου είναι ένα ποσό σε δολάρια που απαλλάσσεται από τη φορολογία. Εκτός από την απαλλαγή από την παρακράτηση φόρου που μπορεί να διεκδικήσει ο φορολογούμενος για τον εαυτό του, ένας φορολογούμενος μπορεί επίσης να δικαιούται να διεκδικήσει απαλλαγή από την παρακράτηση φόρου για τη σύζυγό του, καθώς και για τυχόν εξαρτώμενα πρόσωπα που πληρούν τις προϋποθέσεις.
Η εξαίρεση είναι ένα ποσό που αφαιρείται “από την κορυφή”, ας πούμε έτσι. Ένας φορολογούμενος υπολογίζει το ακαθάριστο εισόδημά του και στη συνέχεια μπορεί να αφαιρέσει το κατάλληλο ποσό για κάθε απαλλαγή που δικαιούται, αφήνοντας το προσαρμοσμένο ακαθάριστο εισόδημα για το φορολογικό έτος. Οι εξαιρέσεις δεν πρέπει να συγχέονται με τις εκπτώσεις. Έκπτωση είναι ένα ποσό που αφαιρείται μετά τον υπολογισμό του φορολογητέου εισοδήματος. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, ένας φορολογούμενος μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει το τυπικό ποσό έκπτωσης ή μπορεί να αναλύσει τις εκπτώσεις, αφού υπολογιστεί το προσαρμοσμένο ακαθάριστο εισόδημα.
Για τους περισσότερους εργαζόμενους, το σύστημα παρακράτησης χρησιμοποιείται για την πληρωμή φόρων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Οι εκτιμώμενοι φόροι καταβάλλονται συνήθως μόνο από αυτοαπασχολούμενα άτομα ή επιχειρήσεις. Ένας εργοδότης πρέπει να ζητήσει από μια νέα πρόσληψη να συμπληρώσει το έντυπο W-4 της IRS όταν προσληφθεί. Το έντυπο W-4 της IRS λέει στον εργοδότη πόσες απαλλαγές φόρου στην πηγή ζητά ο εργαζόμενος για το έτος. Με βάση τον αριθμό των απαλλαγών που ζητούνται και το ποσό της αμοιβής του εργαζομένου, ο εργοδότης καθορίζει πόσα πρέπει να παρακρατηθούν και να προωθηθούν στο IRS κάθε περίοδο πληρωμής.
Στο τέλος του έτους, κάθε φορολογούμενος θα λάβει ένα έντυπο IRS W-2, το οποίο δείχνει πόσα κέρδισε και πόσα παρακρατήθηκαν από τον εργοδότη για λογαριασμό του. Στη συνέχεια, ο εργαζόμενος θα συμπληρώσει τη φορολογική του δήλωση και θα συμβιβάσει τα στοιχεία για να διαπιστώσει εάν εξακολουθεί να χρωστάει φόρους ή εάν του οφείλεται επιστροφή χρημάτων. Όταν χρησιμοποιείται ο σωστός αριθμός απαλλαγής από την παρακράτηση φόρου, ένας εργαζόμενος δεν πρέπει να οφείλει φόρους στο τέλος του έτους.