Ο αριθμός μισθοδοσίας είναι μια συγκεκριμένη πληροφορία που χρησιμοποιείται στο σύστημα μισθοδοσίας μιας εταιρείας. Ο αριθμός επιτρέπει σε μια εταιρεία να παρακολουθεί τους υπαλλήλους μέσω της χρήσης του αριθμού και όχι με όνομα ή άλλο αναγνωριστικό. Είναι συνήθως μια εσωτερική πληροφορία που δημιουργεί η εταιρεία χρησιμοποιώντας το λογισμικό μισθοδοσίας της. Η εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει το δικό της συνδυασμό γραμμάτων και αριθμών ή να επιτρέψει στο λογισμικό να δημιουργήσει αριθμούς από μόνη της. Η δημιουργία ενός αριθμού θα πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία που επιτρέπουν στην εταιρεία να κάνει διαφοροποίηση μεταξύ των εργαζομένων με βάση τον αριθμό και μόνο.
Οι περισσότερες υπηρεσίες μισθοδοσίας ή λογισμικό επιτρέπουν σε μια εταιρεία να δημιουργήσει τον δικό της αριθμό μισθοδοσίας για κάθε εργαζόμενο. Λόγω αυτής της ευελιξίας, μια εταιρεία θα πρέπει να εξετάσει τη χρήση περιγραφικού προθέματος για κάθε ομάδα εργαζομένων. Μια επιλογή, για παράδειγμα, είναι να χρησιμοποιήσετε τρία ψηφία ή γράμματα για να ορίσετε το τμήμα. Τα γράμματα ACC ή οι αριθμοί 200 μπορεί να αντιπροσωπεύουν το λογιστικό τμήμα. PRO ή 300 μπορεί να είναι το τμήμα παραγωγής. Υποομάδες μπορεί επίσης να υπάρχουν σε αυτές τις κατηγορίες εάν η εταιρεία αποφασίσει να χρησιμοποιήσει έναν αριθμό.
Μόλις μια εταιρεία αποφασίσει για το πρόθεμα αριθμού μισθοδοσίας, οι υπόλοιποι αριθμοί τυπικά μπαίνουν στη σειρά. Για παράδειγμα, το ACC00001 μπορεί να είναι το σημείο εκκίνησης για τους αριθμούς μισθοδοσίας στο λογιστικό τμήμα. Το τελευταίο μισό του αριθμού μπορεί να περιέχει όσα ψηφία είναι απαραίτητα για να καλύψει όλους τους υπαλλήλους του τμήματος. Κάθε αριθμός για όλα τα τμήματα έχει συνήθως τον ίδιο συνδυασμό γραμμάτων και αριθμών. Το ίδιο μέγεθος συνδυασμού είναι απαραίτητο για να αποφευχθεί η σύγχυση του συστήματος μισθοδοσίας.
Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού είναι συχνά υπεύθυνο για τη δημιουργία αυτού του αριθμού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να χρειάζεται έγκριση από τον ιδιοκτήτη ή την εκτελεστική διεύθυνση κατά την εκχώρηση αριθμών. Αυτό επιτρέπει στους ιδιοκτήτες και τα στελέχη να έχουν λόγο στις πληροφορίες που βρίσκονται στη μισθοδοσία. Η ανώτερη διοίκηση μπορεί επίσης να έχει πληροφορίες για τον τρόπο δημιουργίας αριθμών ή τη χρήση τους στην εταιρεία. Η έγκριση μπορεί επίσης να είναι απαραίτητη εάν η εταιρεία δημιουργεί νέο τμήμα στο σύστημα μισθοδοσίας.
Μια εταιρεία που χρησιμοποιεί υπηρεσία εξωτερικής ανάθεσης μισθοδοσίας μπορεί να μην χρειάζεται να δημιουργήσει έναν αριθμό μισθοδοσίας. Η εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης θα το κάνει μόνη της με βάση το σύστημα μισθοδοσίας της. Οι εταιρείες εισάγουν απλώς έναν αριθμό μισθοδοσίας που ταιριάζει με τον αριθμό μισθοδοσίας της εταιρείας εξωτερικής ανάθεσης. Η υπηρεσία μισθοδοσίας χειρίζεται το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών μισθοδοσίας, δίνοντάς τους τη δυνατότητα και την ελευθερία να δημιουργήσουν αριθμούς μισθοδοσίας. Κάθε αλληλογραφία και πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο απαιτούν συνήθως τη χρήση αυτού του αριθμού.
SmartAsset.