Η ροή εργασιών είναι μια ακολουθία δραστηριοτήτων που έχει σχεδιαστεί για να κάνει μια δουλειά εύκολη και αποτελεσματική. Μια ροή εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει ολόκληρη τη διαδικασία παραγωγής ή να είναι μια ακολουθία που χρησιμοποιείται από ένα άτομο. Μια απλή ροή εργασίας θα είναι συχνά η ροή εργασίας που χρησιμοποιείται από ένα άτομο για μια περιορισμένη εργασία ή η ροή εργασίας ενός πολύ περιορισμένου έργου στο οποίο συμμετέχουν πολλά άτομα. Ενώ μερικές απλές ροές εργασίας έχουν σχεδιαστεί για να χρησιμοποιούν τεχνολογία, άλλες χρησιμοποιούνται από άτομα χωρίς υπολογιστές ή άλλες τέτοιες συσκευές. Όταν σχεδιάζετε μια απλή ροή εργασίας, πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένα βασικά στοιχεία.
Μία από τις βασικές αποφάσεις σχετικά με μια απλή ροή εργασίας είναι αν θα χρησιμοποιηθεί παράλληλη δραστηριότητα ή γραμμική δραστηριότητα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια μικρή επιχείρηση με πέντε υπαλλήλους και έχετε μια αλληλογραφία για να βγείτε έξω και κανένα φανταχτερό εξοπλισμό. Θα μπορούσατε να έχετε μια γραμμική διαδικασία κατά την οποία ο πρώτος υπάλληλος γεμίζει το φάκελο, ο δεύτερος τον σφραγίζει, ο τρίτος επικολλά την ετικέτα διεύθυνσης, ο τέταρτος εφαρμόζει μια σφραγίδα και ο πέμπτος το στοιβάζει στον κατάλληλο δίσκο αλληλογραφίας. Σε αυτή τη διαδικασία, η εργασία κάθε ατόμου εξορθολογίζεται επειδή πρέπει να σκεφτεί μόνο ένα πράγμα, ωστόσο κάθε αλληλογραφία αντιμετωπίζεται από πέντε διαφορετικά άτομα. Σε μια παράλληλη διαδικασία, και οι πέντε εργαζόμενοι θα εκτελούσαν ταυτόχρονα την ακολουθία – γέμιση, σφράγιση, επισήμανση, σφράγιση και στοίβαξη, αλλά κάθε ταχυδρομείο θα το χειριζόταν μόνο ένα άτομο.
Μερικές φορές, η λήψη ορισμένων πολύπλοκων βημάτων εκ των προτέρων μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία μιας απλής ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μια μακροεντολή είναι μια ενιαία εντολή υπολογιστή που ενεργοποιεί μια ακολουθία συμβάντων. Λαμβάνοντας χρόνο για να ρυθμίσετε μια μακροεντολή, μια περίπλοκη ακολουθία που πρέπει να επαναληφθεί μπορεί να απλοποιηθεί πολύ.
Η χρήση ενός προγράμματος επεξεργασίας διάταξης για την αλλαγή της αντιστοίχισης για μια συσκευή εισόδου υπολογιστή – είτε ποντίκι, πληκτρολόγιο, tablet ή γραφίδα – είναι μια άλλη δυνατότητα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία μιας απλής ροής εργασίας. Για παράδειγμα, θα μπορούσε κάποιος να αλλάξει προσωρινά τα κουμπιά του ποντικιού για να τα αντιστοιχίσει σε συντομεύσεις που απαιτούνται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας, καθιστώντας περιττό να πηγαίνει μπρος -πίσω από πληκτρολόγιο σε ποντίκι σε πληκτρολόγιο σε ποντίκι. Εναλλακτικά, κάποιος μπορεί να δημιουργήσει νέες συντομεύσεις πληκτρολογίου που θα του επιτρέψουν να ελέγξει όλες τις ενέργειες από το πληκτρολόγιο και να αποφύγει το ποντίκι για μια συγκεκριμένη εργασία.
SmartAsset.