Η οθόνη ροής εργασίας είναι ένας τύπος προγράμματος λογισμικού που εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση δραστηριότητας της ροής εργασίας σε μια επιχείρηση ή οργανισμό. Η ροή εργασίας είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει την πρόοδο της εργασίας που γίνεται. Η ροή της εργασίας συχνά σχεδιάζεται από μια σειρά εργασιών ή διαδικασιών που συμβάλλουν στο τελικό αποτέλεσμα. Ένα σύστημα που παρακολουθεί τη ροή εργασίας μπορεί να προσφέρει ποικίλα οφέλη στους διαχειριστές οργανισμών και επιχειρηματικούς χρήστες, όπως η μέτρηση του πραγματικού όγκου της εργασίας, καθώς και η συνολική πρόοδος και παραγωγικότητα σε ένα έργο.
Η παρακολούθηση της παραγωγικότητας είναι ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους οι οργανισμοί ή οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συστήματα ροής εργασίας. Η παραγωγικότητα και η διαχείριση των πόρων είναι απαραίτητες στον επιχειρηματικό κόσμο. Ένα εργαλείο που μπορεί να δώσει εικόνα για τη ροή της εργασίας και η ανάλυση του τρόπου με τον οποίο γίνεται η εργασία μπορεί να κάνει τη διαφορά στην επιτυχία κάθε επιχείρησης. Η συλλογή, η ταξινόμηση και η συλλογή δεδομένων είναι οφέλη των οθονών ροής εργασίας. Η χρήση ενός συστήματος για τη συλλογή και ερμηνεία δεδομένων όχι μόνο αφαιρεί τη δυνατότητα ανθρώπινου λάθους από τη διαδικασία, αλλά εξοικονομεί χρόνο και βελτιώνει την αποδοτικότητα.
Οι οθόνες ροής εργασίας μπορούν να δημιουργηθούν για να καλύψουν τις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησης, όπως η παροχή αναφορών ή μέτρα παραγωγικότητας. Τα περισσότερα προγράμματα διαθέτουν μια βάση δεδομένων παρακολούθησης που έχει σχεδιαστεί για να εντοπίζει και να συλλέγει τις πληροφορίες που απαιτούνται από την επιχείρηση. Η οθόνη ροής εργασίας επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν τις πληροφορίες σχετικά με τις συγκεκριμένες διαδικασίες εργασίας που προσδιορίζονται από τη βάση δεδομένων. Αυτές οι διαδικασίες εργασίας εμφανίζονται στη συνέχεια σε μια οθόνη, επιτρέποντας στον χρήστη να παρακολουθεί βασικές λειτουργίες ροής εργασίας σε διάφορους τομείς της επιχείρησης. Οι χρόνοι, η ροή πληροφοριών και η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας είναι όλα τα πράγματα που μπορούν να μετρηθούν σε αυτόν τον τύπο συστήματος παρακολούθησης.
Πολλές βασικές λειτουργίες δεδομένων καθίστανται δυνατές με τη χρήση μιας οθόνης ροής εργασίας. Διαφορετικά, αυτές οι λειτουργίες θα πρέπει να παρακολουθούνται με το χέρι. Μια οθόνη ροής εργασίας μπορεί να εμφανίζει αρχεία καταγραφής για όλα τα αναγνωρισμένα συμβάντα ή επιχειρηματικές διαδικασίες. Το μόνιτορ μπορεί να συλλέγει δεδομένα για σκοπούς ανάλυσης και να συγκεντρώνει βασικές επιχειρηματικές πληροφορίες για να προετοιμαστεί για αλλαγές ή ποιοτικούς ελέγχους των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
Μια οθόνη ροής εργασίας προσφέρει επίσης μια ποικιλία από εξειδικευμένα εργαλεία αναφοράς και πακέτα λογισμικού που μπορούν να προσαρμοστούν και να προστεθούν στο σύστημα για να καλύψουν τις επιχειρηματικές ανάγκες. Ένα παράδειγμα αυτού είναι η παρακολούθηση του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας ή η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε μια γραμμή παραγωγής. Μπορούν επίσης να ρυθμιστούν ειδοποιήσεις με την οθόνη ροής εργασίας για να επιτρέπεται ο εντοπισμός ορισμένων συνθηκών που ενδέχεται να επηρεάσουν την παραγωγικότητα. Με τη δημιουργία ειδοποιήσεων, η εταιρεία μπορεί να είναι προληπτική όσον αφορά την εύρεση και τη διόρθωση πιθανών προβλημάτων με τις διαδικασίες ή την παραγωγικότητα.
SmartAsset.