Όταν επιλέγετε τον οργανωτή φωτογραφιών που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας, πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε ποιες είναι οι ανάγκες σας. Ο τύπος οργάνωσης φωτογραφιών που θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς εξαρτάται από το λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιείτε και εάν σκοπεύετε να ταξινομήσετε τις φωτογραφίες σας ψηφιακά ή να λάβετε εκτυπώσεις. Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε εάν θέλετε ο διοργανωτής να κάνει τις φωτογραφίες σας διαθέσιμες σε άλλους, εάν θέλετε να επεξεργαστείτε φωτογραφίες εντός του οργανωτή και πόσο χώρο χρειάζεστε.
Ορισμένα προγράμματα λογισμικού οργάνωσης φωτογραφιών απαιτούν από εσάς να ταξινομήσετε τις εικόνες με βάση το πού βρίσκονται στο σύστημά σας, ενώ άλλα θα σας επιτρέψουν να ταξινομήσετε εικονικά και να αντιστοιχίσετε την ίδια φωτογραφία σε περισσότερους από έναν φακέλους. Εάν θέλετε να αντιστοιχίσετε φωτογραφίες σε πολλούς φακέλους με βάση το ποιος βρίσκεται στην εικόνα, πού τραβήχτηκε και το θέμα, αναζητήστε έναν οργανωτή που χωρίζει τις φωτογραφίες σε έναν εικονικό φάκελο, που σημαίνει ότι θα αποθηκευτεί σε πολλές τοποθεσίες χωρίς να μετακινηθεί από τη θέση του στον σκληρό σας δίσκο.
Το λειτουργικό σας σύστημα παίζει καθοριστικό ρόλο στην απόφαση ποιος διοργανωτής θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς. Ορισμένοι διοργανωτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε Windows και Linux αλλά όχι σε Mac, ενώ άλλοι θα λειτουργούν μόνο σε Mac. Εάν οργανώνετε και αποθηκεύετε τις φωτογραφίες σας σε tablet PC, θα πρέπει να βρείτε μια εφαρμογή που να λειτουργεί στο tablet. Οι επιλογές σας μπορεί να είναι περιορισμένες ανάλογα με το τι χρησιμοποιείτε.
Αποφασίστε τι χρειάζεστε να κάνει ο διοργανωτής φωτογραφιών και καθορίστε το επίπεδο δεξιοτήτων σας στο χειρισμό ψηφιακών εικόνων. Ορισμένοι διοργανωτές θα σας επιτρέψουν να επεξεργαστείτε τις φωτογραφίες εντός του διοργανωτή και άλλοι θα προσπαθήσουν να βελτιώσουν αυτόματα τις εικόνες για εσάς. Πολλοί διοργανωτές θα σας επιτρέψουν να μοιραστείτε φωτογραφίες με τους φίλους σας και μέσω email. Εάν δεν αισθάνεστε πολύ άνετα με τη χρήση υπολογιστή, αναζητήστε μια οργάνωση φωτογραφιών που να είναι φιλική προς το χρήστη και να έχει σαφείς, κατανοητές εντολές.
Η τιμή του διοργανωτή φωτογραφιών είναι μια άλλη εκτίμηση. Ορισμένες επιλογές είναι δωρεάν, αλλά δεν σας δίνουν πολύ χώρο αποθήκευσης, ειδικά οι δωρεάν διαδικτυακές επιλογές. Εάν έχετε χιλιάδες ψηφιακές φωτογραφίες, μπορεί να θέλετε να αποκτήσετε μια αναβαθμισμένη έκδοση του δωρεάν μοντέλου ή ένα μοντέλο που περιλαμβάνει απεριόριστο χώρο αποθήκευσης. Τα άτομα που παίρνουν πολύ σοβαρά την οργάνωση και την επεξεργασία φωτογραφιών μπορεί να επιθυμούν να πληρώσουν αρκετές εκατοντάδες δολάρια για έναν διοργανωτή τελευταίας τεχνολογίας.
Μπορεί να θέλετε να οργανώσετε τις φωτογραφίες σας φυσικά. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να επιλέξετε να επενδύσετε σε ένα κουτί φωτογραφιών χωρίς οξύ ή σε ένα φωτογραφικό άλμπουμ. Ενώ τα άλμπουμ φωτογραφιών διαθέτουν υποδοχή για μεμονωμένες φωτογραφίες, τα περισσότερα έχουν μόνο 100 φωτογραφίες περίπου. Τα κουτιά φωτογραφιών χωρούν πολλές περισσότερες φωτογραφίες, αλλά δεν θα μπορείτε να τις ξεφυλλίσετε άνετα.