Η ψηφιακή συσκευή εγγραφής σημειώσεων είναι μια φορητή συσκευή ήχου που καταγράφει και αποθηκεύει εσωτερικά φωνητικά μηνύματα. Αυτές οι συσκευές είναι χρήσιμες για την εγγραφή προσωπικών σημειώσεων και υπενθυμίσεων, όπως οδηγίες οδήγησης, ώρες ραντεβού ή λίστες παντοπωλείων. Το μέγεθος, η χωρητικότητα αποθήκευσης και οι δυνατότητες μιας ψηφιακής συσκευής εγγραφής σημειώσεων διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με το μοντέλο. Τα βασικά μοντέλα είναι συνήθως μικρά σε μέγεθος αλλά έχουν περιορισμένες δυνατότητες. Οι πιο προηγμένες συσκευές εγγραφής είναι συνήθως μεγαλύτερες, αλλά μπορούν να αποθηκεύσουν σημαντικές ποσότητες φωνητικών δεδομένων και συχνά διαθέτουν συνδεσιμότητα υπολογιστή.
Για να βρει μια κατάλληλη συσκευή εγγραφής, ο αγοραστής θα πρέπει να εξετάσει τους τρόπους με τους οποίους σχεδιάζει να χρησιμοποιήσει τη συσκευή του. Εάν επιθυμεί απλώς να κάνει σύντομες σημειώσεις για δεδομένα μιας χρήσης, μπορεί να διαπιστώσει ότι μια βασική ψηφιακή συσκευή εγγραφής σημειώσεων ταιριάζει στις ανάγκες του. Εάν θέλει να κάνει εγγραφή για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα και επίσης να έχει μόνιμες επιλογές αποθήκευσης δεδομένων, μπορεί να εξετάσει το ενδεχόμενο αναβάθμισης σε ένα πιο προηγμένο μοντέλο.
Η πιο βασική ψηφιακή συσκευή εγγραφής σημειώσεων μπορεί να αποθηκεύσει περίπου δέκα έως 30 δευτερόλεπτα δεδομένων. Συνήθως αυτές οι συσκευές εγγραφής σε μέγεθος τσέπης αποτελούνται μόνο από ένα κουμπί εγγραφής και αναπαραγωγής και ένα μικρό ηχείο, που βρίσκεται σε πλαστικό περίβλημα. Συχνά διαθέτουν ένα κλιπ που τους επιτρέπει να στερεωθούν σε μπρελόκ ή πορτοφόλι. Ενώ αυτό το μικρό μέγεθος προσφέρει την ευκολία της φορητότητας, η περιορισμένη εσωτερική χωρητικότητα αποθήκευσης σημαίνει ότι μπορεί να κρατήσει μόνο σύντομα μηνύματα που είναι συχνά κακής ποιότητας ήχου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια βασική συσκευή εγγραφής δεν μπορεί να συνδεθεί σε έναν υπολογιστή και, ως εκ τούτου, οι σημειώσεις της δεν μπορούν να μεταφερθούν σε μόνιμο χώρο αποθήκευσης.
Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές για όσους αναζητούν μια ψηφιακή συσκευή εγγραφής σημειώσεων με πιο προηγμένες δυνατότητες. Ενώ αυτές οι συσκευές εγγραφής είναι συνήθως μεγαλύτερες σε μέγεθος από τα βασικά μοντέλα, έχουν γενικά πολύ μεγαλύτερη χωρητικότητα αποθήκευσης. Τα προηγμένα μοντέλα μπορούν να χωρέσουν από δέκα λεπτά έως εκατοντάδες ώρες φωνητικών δεδομένων. Επιπλέον, συχνά επιτρέπουν στο χρήστη να επιλέξει με μη αυτόματο τρόπο μια ρύθμιση ποιότητας. Συνήθως αυτές οι συσκευές μπορούν να αποθηκεύσουν πολύ περισσότερο υλικό που έχει εγγραφεί σε ρύθμιση χαμηλής ποιότητας παρά σε ρύθμιση υψηλής ποιότητας.
Συχνά μια προηγμένη ψηφιακή συσκευή εγγραφής σημειώσεων μπορεί να συνδεθεί σε έναν υπολογιστή μέσω USB (universal serial bus). Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στο χρήστη να μεταφέρει εγγραφές από τη συσκευή του σε σκληρό δίσκο ή άλλο σύστημα αποθήκευσης, αποθηκεύοντας έτσι τα δεδομένα αφού διαγραφούν από τη συσκευή εγγραφής. Πολλές συσκευές εγγραφής είναι επίσης συμβατές με προγράμματα λογισμικού μεταγραφής. Με αυτά τα προγράμματα, ο χρήστης μπορεί εύκολα να μετατρέψει τις ψηφιακές ηχογραφήσεις του σε έγγραφα κειμένου.