Οι συσκευές C-phone βρίσκονται ως επί το πλείστον στον ιατρικό τομέα, αλλά παρατηρούνται επίσης σε υπηρεσίες επιβολής του νόμου και νομικές εταιρείες. Πρόκειται για ειδικά τηλέφωνα που δεν πραγματοποιούν τακτικές κλήσεις, αλλά επιτρέπουν στον καλούντα να υπαγορεύει και να ηχογραφεί σημειώσεις. Στην άλλη άκρη της τηλεφωνικής γραμμής, ο μεταγραφέας ακούει τη σημείωση — όπως μια σημείωση σχετικά με τη θεραπεία ή τον προγραμματισμό ενός ασθενούς — και τη σημειώνει. Ο μεταγραφέας θα πρέπει να κρατά σημειώσεις, επομένως είναι σημαντικό το C-phone να είναι άνετο στη χρήση. Και οι δύο πλευρές που χρησιμοποιούν το τηλέφωνο C πρέπει να καλούν τον ίδιο αριθμό ξανά και ξανά, επομένως η γρήγορη κλήση είναι χρήσιμη, όπως και οι λειτουργίες αναπαραγωγής. Το να μπορεί το τηλέφωνο να λειτουργεί ως κανονικό τηλέφωνο αυξάνει τη χρησιμότητά του.
Οι μεταγραφείς, όταν ελέγχουν το αρχείο ενός τηλεφώνου C, θα πρέπει συνήθως να σημειώνουν σημειώσεις από το γιατρό ή άλλο επαγγελματία. Είναι σημαντικό να είστε άνετοι κατά τη σύνταξη αυτών των σημειώσεων, για να διασφαλίσετε ότι η σημείωση είναι ακριβής. Τα τηλέφωνα με ακουστικά ή λειτουργίες μεγαφώνου θα επιτρέπουν στον μεταγραφέα να χρησιμοποιεί και τα δύο χέρια για να γράψει ή να πληκτρολογήσει τη σημείωση χωρίς να αποσπάται η προσοχή του.
Και οι δύο πλευρές της συνομιλίας, ο καταγραφέας και ο μεταγραφέας, θα καλούν παρόμοιους αριθμούς ξανά και ξανά. Η συσκευή εγγραφής θα καλέσει έναν αριθμό για να ηχογραφήσει το μήνυμά του σε ένα ειδικό φάκελο εισερχομένων και ο μεταγραφέας θα καλέσει τον ίδιο αριθμό για να ακούσει το μήνυμα που αναπαράγεται. Για να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν καλεί λάθος εισερχόμενα και για να διευκολύνει την πρόσβαση στα εισερχόμενα, η γρήγορη κλήση θα επιτρέψει τόσο στη συσκευή εγγραφής όσο και στον μεταγραφέα να πατήσουν ένα μόνο κουμπί αντί να καλέσουν πολλούς αριθμούς.
Τα απλά μηνύματα πιθανότατα θα είναι εύκολο για έναν μεταγραφέα να τα ακούσει και να τα γράψει, αλλά τα λεπτομερή μηνύματα μπορεί να απαιτούν πολλές αναπαραγωγές, επομένως θα χρειαστεί η δυνατότητα αναπαραγωγής ενός μηνύματος C-phone. Αυτό βοηθά επίσης τον καταγραφέα, σε περίπτωση που θέλει να βεβαιωθεί ότι τίποτα δεν χάθηκε στο μήνυμα. Η επαναφορά βοηθά επίσης τους μεταγραφείς και τους καταγραφείς να ελέγχουν ενότητες του μηνύματος χωρίς να χρειάζεται να αναπαράγουν τα πάντα ξανά.
Εάν ο μεταγραφέας διπλασιαστεί ως γραμματέας, τότε ένα τηλέφωνο C που μπορεί να λειτουργήσει ως κανονικό τηλέφωνο θα τον βοηθήσει να εκτελέσει επιπλέον εργασίες για τον επαγγελματία. Αυτό βοηθά επίσης τον καταγραφέα, επειδή μπορεί να ηχογραφήσει μηνύματα και, στη συνέχεια, να καλέσει ασθενείς και άλλους να αναμεταδώσουν μηνύματα σε πραγματικό χρόνο. Η ύπαρξη πραγματικής λειτουργικότητας τηλεφώνου δεν βοηθά στις λειτουργίες εγγραφής ενός τηλεφώνου C, αλλά καθιστά το τηλέφωνο πιο χρήσιμο συνολικά.