Ένα καλό πακέτο λογισμικού υπηρεσίας απάντησης θα πρέπει να προσφέρει μια εύχρηστη διεπαφή και θα πρέπει να είναι συμβατή με τον υπάρχοντα εξοπλισμό και τα τηλεφωνικά συστήματα. Θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη το αρχικό κόστος, καθώς και η διαθεσιμότητα ενημερώσεων και η προσφερόμενη υποστήριξη. Επιπλέον ή προσαρμόσιμες λειτουργίες βοηθούν επίσης στη διασφάλιση μιας καλύτερης εμπειρίας χρήστη.
Οι απαιτήσεις κάθε μεμονωμένης επιχείρησης θα διαφέρουν όταν πρόκειται για λογισμικό εξυπηρέτησης απαντήσεων. Ένα από τα πιο σημαντικά ζητήματα είναι αν το λογισμικό είναι εύκολο στη χρήση. Οι οθόνες με μία οθόνη μπορούν να βοηθήσουν στην απλοποίηση της διαδικασίας επικοινωνίας και επίσης στην αύξηση της ταχύτητας. Η ευκολία χρήσης θα βοηθήσει στη μείωση κάθε πρόσθετης εκπαίδευσης και θα διασφαλίσει την αποδοτικότητα των εργαζομένων.
Ο προμηθευτής που θα επιλέξετε θα πρέπει να είναι σε θέση να σας συμβουλεύσει σχετικά με τη συμβατότητα του λογισμικού τηλεφωνητών με οποιοδήποτε υπάρχον εξοπλισμό ή τηλεφωνικά συστήματα. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι το επιλεγμένο λογισμικό θα λειτουργεί με τον εξοπλισμό που έχετε ήδη, μειώνοντας τυχόν περιττή τεχνική βοήθεια ή πρόσθετο κόστος για την αντικατάσταση του εξοπλισμού.
Mayσως είναι σοφό να ψωνίζετε για να βρείτε μια ανταγωνιστική τιμή για το πακέτο που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Ορισμένα πακέτα λογισμικού υπηρεσιών απάντησης προσφέρουν επίσης πρόσθετες ενημερώσεις. Όταν πρέπει να αντιμετωπίσετε προβλήματα λογισμικού, είναι πάντα χρήσιμο να έχετε πρόσβαση σε καλή υποστήριξη πελατών. Ορισμένοι κατασκευαστές λογισμικού τηλεφωνητικών υπηρεσιών παρέχουν κέντρα κλήσης όλο το 24ωρο για τη διαχείριση των ερωτήσεων των πελατών.
Τα πακέτα λογισμικού απάντησης υπηρεσιών διαθέτουν συχνά προσαρμόσιμες επιλογές για να δημιουργήσουν μια πιο ευχάριστη εμπειρία χρήστη. Λειτουργίες όπως προσαρμόσιμες ευχές μπορούν να βοηθήσουν στην εξατομίκευση της εμπειρίας για χρήστες και πελάτες. Εάν επιθυμείτε να έχετε πρόσβαση σε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τα μηνύματα που αποστέλλονται και τις κλήσεις που λαμβάνονται, τότε μια επιλογή αναλυτικής αναφοράς θα ήταν ένα καλό χαρακτηριστικό.
Εάν το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών ή η ποιότητα των υπηρεσιών είναι προτεραιότητα, τότε ένα πακέτο λογισμικού που προσφέρει καταγραφή κλήσεων είναι μια καλή επιλογή. Οι κλήσεις μπορούν να παρακολουθούνται και να καταγράφονται έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι προσβάσιμες αργότερα από το κατάλληλο προσωπικό.
Ορισμένα πακέτα λογισμικού υπηρεσιών απάντησης διαθέτουν επίσης δυνατότητες προγραμματισμού, οι οποίες είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την αποστολή υπενθυμίσεων για συγκεκριμένες εργασίες ή προθεσμίες. Όταν λαμβάνεται μια ειδοποίηση, οι πληροφορίες μπορούν να προωθούνται στο χρήστη μέσω τηλεφώνου, e-mail ή γραπτού μηνύματος. Αυτό σημαίνει ότι η επικοινωνία είναι γρήγορη και αποτελεσματική και ότι οι χρήστες διατηρούνται πάντα ενήμεροι, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους.
Τις περισσότερες φορές, ένας λιανοπωλητής θα έχει έναν ιστότοπο που θα περιγράφει λεπτομερώς τα προϊόντα του και τις διάφορες δυνατότητες. Αυτός είναι ένας γρήγορος και απλός τρόπος σύγκρισης των χαρακτηριστικών και του κόστους διαφορετικών πακέτων λογισμικού.
SmartAsset.