Η επιλογή του καλύτερου συστήματος διαχείρισης εργασιών μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη, κυρίως επειδή κάθε σύστημα είναι προσαρμοσμένο ώστε να καλύπτει διαφορετικές ανάγκες. Για να επιλέξετε το καλύτερο σύστημα, θα πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε ποιες ανάγκες θέλετε να καλύψει και να αναπτύξετε έναν προϋπολογισμό. Λάβετε υπόψη ότι πολλοί άνθρωποι δοκιμάζουν πολλά διαφορετικά συστήματα πριν βρουν ένα που τους αρέσει. Εάν πολλά άτομα χρησιμοποιούν το σύστημα διαχείρισης εργασιών, βεβαιωθείτε ότι έχει βελτιωμένες δυνατότητες επικοινωνίας. Το καλύτερο σύστημα μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας και, εάν χρειαστεί, θα ενσωματώσει τον εταιρικό προγραμματισμό πόρων (ERP) και τη διαχείριση σχέσης πελατών (CRM) σε μια πλατφόρμα.
Διαφορετικά συστήματα διαχείρισης εργασιών θα καλύψουν διαφορετικές ανάγκες και είναι διαθέσιμα για διαφορετικές τιμές. Ορισμένα διαθέτουν δυνατότητες απεικόνισης κειμένου και αρχείων, εφαρμογές που βασίζονται στον ιστό και/ή δυνατότητα ιεράρχησης εργασιών. Άλλα διαθέτουν χαρακτηριστικά ασφαλείας, τα οποία επιτρέπουν σε ορισμένους χρήστες να χρησιμοποιούν συγκεκριμένες λειτουργίες. Με τόσα πολλά διαφορετικά χαρακτηριστικά, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποιες λειτουργίες θα απαιτήσετε, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό σύστημα. Θα διαπιστώσετε επίσης ότι η ανάπτυξη ενός προϋπολογισμού μπορεί να σας βοηθήσει να περιορίσετε τη λίστα των διαθέσιμων συστημάτων για να διαλέξετε.
Μερικά από τα καλύτερα διαθέσιμα συστήματα διαχείρισης εργασιών έχουν εξαιρετικές δυνατότητες συνεργασίας και επικοινωνίας. Οι χρήστες αυτών των τύπων συστημάτων είναι σε θέση να επικοινωνούν πιο εύκολα μεταξύ τους, και αν ένας διαχειριστής το επιλέξει, μπορεί να παρακολουθεί την απόδοση των χρηστών σε πραγματικό χρόνο. Είναι επίσης συνετό να επιλέξετε ένα σύστημα που επιτρέπει την εύκολη συνεργασία για να μειώσετε τις παρεξηγήσεις μεταξύ των χρηστών. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των λειτουργικών σφαλμάτων μιας εταιρείας και, σε αντάλλαγμα, να αυξήσει τα επίπεδα κέρδους του οργανισμού. Αυτοί οι τύποι συστημάτων βοηθούν επίσης τη ροή εργασίας μεταξύ μεγάλων οργανισμών να τελειοποιηθεί και να παραμείνει υπό έλεγχο.
Εάν χρειάζεστε ένα σύστημα που μπορεί να δώσει προτεραιότητα σε δραστηριότητες, επιλέξτε ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που έχει βελτιωμένες ικανότητες λήψης αποφάσεων. Αυτός ο τύπος συστήματος θα σας ζητήσει να παράσχετε πληροφορίες για διάφορες πτυχές κάθε εργασίας και, στη συνέχεια, να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα δραστηριοτήτων σας με βάση τα στοιχεία σας. Πολλοί χρήστες διαπιστώνουν ότι η χρήση ενός συστήματος για ιεράρχηση εργασιών παρέχει άμεση βελτίωση της αποτελεσματικότητάς τους κατά την ολοκλήρωσή τους. Αυτό βοηθά όχι μόνο τον χρήστη, αλλά και τον εργοδότη του, εάν το σύστημα χρησιμοποιείται για την ολοκλήρωση των καθηκόντων του.
Ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που έχει τη δυνατότητα να ενσωματώνει τεχνολογίες ERP και CRM μπορεί να είναι ο καλύτερος τύπος για να επιλέξετε εάν είστε υπεύθυνοι για τη διαχείριση σχέσεων πελατών. Μια από τις πιο χρήσιμες πτυχές αυτού του τύπου συστήματος είναι ότι μπορεί να ενοποιήσει γρήγορα τα δεδομένα του πελάτη, γεγονός που επιτρέπει την εύκολη πρόσβαση. Συνήθως θα είναι σε θέση να αναθέτει και να παρακολουθεί δραστηριότητες μέσω μιας λειτουργίας έκδοσης εισιτηρίων εργασίας επίσης. αυτός ο τύπος συστήματος δίνει συνήθως τη δυνατότητα στους εκπροσώπους των τηλεφώνων να δημιουργούν εισιτήρια για το ερώτημα ή το αίτημα κάθε πελάτη και να τα καταγράφουν μέσω διαδικτυακών διεπαφών.
Ο τελικός τύπος συστήματος διαχείρισης εργασιών θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε μια σειρά από εργαλεία διαχείρισης εργασιών. Παρόλο που μπορεί να έχει υψηλό κόστος, θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε προγράμματα, να συνεργαστείτε με άλλους χρήστες, να δημιουργήσετε και να δώσετε προτεραιότητα σε λίστες υποχρεώσεων και πολλά άλλα. Θα σας επιτρέψει επίσης να εξάγετε εργασίες σε διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως κείμενο, έγγραφο word και αρχεία HTML.
SmartAsset.