Τα υπολογιστικά φύλλα είναι χρήσιμα για την παρακολούθηση δαπανών σε πολλαπλά επίπεδα. Η δομή στηλών και σειρών τους επιτρέπει να εκτυπώνονται εύκολα και να κοινοποιούνται μεταξύ των ενδιαφερομένων. Για να αποκτήσει το καλύτερο υπολογιστικό φύλλο εξόδων, ο χρήστης πρέπει πρώτα να καθορίσει τον σκοπό του φύλλου και τα επιθυμητά αποτελέσματα από τη χρήση του. Θα πρέπει επίσης να λαμβάνεται υπόψη το επίπεδο δεξιοτήτων όλων των χρηστών. Το κόστος και η διαθεσιμότητα ολοκληρώνουν τα τελικά κριτήρια για το καλύτερο υπολογιστικό φύλλο εξόδων.
Για λόγους παρακολούθησης εξόδων σπιτιού, tablet που αποτελούνται από 25 ή 50 αντίγραφα ενός υπολογιστικού φύλλου ημερήσιων εξόδων είναι διαθέσιμα σε καταστήματα με είδη γραφείου. Αυτά τα έντυπα παρέχουν χώρους για την παρακολούθηση γευμάτων, χιλιομέτρων αυτοκινήτου, αγορών αερίου και άλλων εξόδων. Με την επιμελή χρήση αυτών των φορμών, οι χρήστες μπορούν να αναλύουν με ακρίβεια τις δαπάνες σε ημερήσιες, εβδομαδιαίες ή άλλες σχετικές περιόδους. Οι φόρμες είναι φθηνές, εύκολες στη χρήση οπουδήποτε και επικοινωνούν με σαφήνεια τα αποτελέσματα.
Οι εκδόσεις υπολογιστών του υπολογιστικού φύλλου χαρτιού προσφέρονται σε πολλούς τύπους λογισμικού διαχείρισης λογαριασμών για χρήση στο σπίτι και στο γραφείο. Αυτά τα προγράμματα έχουν υποπρογράμματα που διαχειρίζονται τα ίδια έξοδα αλλά προσθέτουν κατηγορίες όπως μαθήματα εκπαίδευσης ή στολές. Οι δικτυωμένοι χρήστες μπορούν να συμπληρώσουν τις φόρμες online και τα αποτελέσματα συγχωνεύονται στο εταιρικό λογιστικό σύστημα. Εντός ή εκτός σύνδεσης, το υπολογιστικό φύλλο δαπανών πρέπει να είναι σαφές και ξεκάθαρο. Τα πιο εξελιγμένα προγράμματα έχουν ρουτίνες ελέγχου σφαλμάτων που φιλτράρουν τα στοιχεία εισαγωγής του χρήστη και περιορίζουν τα σφάλματα.
Τα λογιστικά προγράμματα εταιρικής κλίμακας συχνά παραβλέπουν την αναγκαιότητα του ελέγχου έργων σε μεσαία διοικητικά επίπεδα. Τα καλά προγράμματα προσφέρουν ενότητες που συγκεντρώνουν εύκολα δεδομένα σε επίπεδο έργου, παρουσιάζονται στη μεσαία διοίκηση και μεταφέρουν τις τιμές στις ενότητες λογιστικής. Τα καλύτερα προγράμματα διαχωρίζουν πραγματικά τη διαχείριση έργου από την εταιρική λογιστική, δίνοντας στους διευθυντές του έργου ή των τμημάτων την ευκαιρία να εγκρίνουν και να υποβάλουν δαπάνες σε εταιρικό επίπεδο.
Μεταξύ εμπορικών πακέτων λογισμικού και εμπορικών φορμών υπάρχουν φόρμες και προγράμματα που έχουν αναπτυχθεί από τον χρήστη που χρησιμοποιούν εμπορικές εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων. Πολλά πρότυπα είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο που ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει. Τα υπολογιστικά φύλλα δαπανών μπορούν να συνδυαστούν για να παρέχουν πληροφορίες σε άλλο πρόγραμμα.
Πολλά υπολογιστικά φύλλα δαπανών αποτυγχάνουν να εφαρμοστούν αποτελεσματικά επειδή είναι υπερβολικά περίπλοκα. Η ανταμοιβή των απλών υπολογιστικών φύλλων, εφόσον συγκεντρώνονται κρίσιμες πληροφορίες, είναι η υψηλότερη συμμόρφωση και ακρίβεια. Σε μια προσπάθεια να αποτραπεί η κακή χρήση, οι εταιρείες συχνά συλλέγουν διάφορες πληροφορίες που δεν είναι πραγματικά αναθεωρημένες ή χρήσιμες.
Τα παιδιά μπορούν να διδαχθούν να παρακολουθούν τα δικά τους έξοδα ένδυσης ή ψυχαγωγίας στο πλαίσιο προετοιμασίας για πιο σύνθετες εργασίες οικονομικής διαχείρισης. Το εισόδημα είναι συνήθως σταθερό για μια οικογένεια και το σκέλος των εξόδων του προϋπολογισμού είναι συχνά το μόνο στοιχείο που μπορεί να διαχειριστεί. Τα παιδιά μπορούν να σχεδιάσουν το δικό τους υπολογιστικό φύλλο εξόδων σε απλό χαρτί και να κάνουν ένα πρώτο βήμα προς την οικονομική ανεξαρτησία.