Ενώ οι θέσεις διοίκησης γραφείων μπορούν να βρεθούν σχεδόν σε κάθε κλάδο, η πλειοψηφία αυτών των τύπων θέσεων συνήθως βρίσκεται στην υγειονομική περίθαλψη, τις επιχειρηματικές υπηρεσίες, τις τράπεζες, τις κρατικές υπηρεσίες, τις ασφαλιστικές εταιρείες και τα σχολεία. Συνήθως περιλαμβάνουν όλα τα τμήματα και τα επίπεδα του εργατικού δυναμικού. Λόγω του μεγάλου αριθμού προσωπικού γραφείου και διοικητικών βοηθών γραφείου, συνήθως υπάρχει μεγάλη ανάγκη οι διαχειριστές γραφείων να σχεδιάζουν, να κατευθύνουν και να εποπτεύουν την καθημερινή ροή εργασίας για την επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων του οργανισμού. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να γίνετε διαχειριστής διοικητικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης και της προώθησης εντός της εταιρείας.
Η πλειοψηφία των διοικητικών θέσεων διοικητικού γραφείου απαιτεί δευτεροβάθμιο πτυχίο, είτε πρόκειται για πτυχίο συνεργάτη, είτε για πτυχίο είτε για ανώτερο. Υπάρχουν πολλά διαφορετικά σχολεία, τάξεις και προγράμματα για τη θέση του διαχειριστή γραφείου, συμπεριλαμβανομένων παραδοσιακών τετραετών πανεπιστημίων, κοινοτικών κολλεγίων και εμπορικών σχολείων. Τα μαθήματα λογιστικής, μαθηματικών επιχειρήσεων, εφαρμογών υπολογιστών, τεχνολογίας γραφείου, ανθρώπινου δυναμικού και επιχειρηματικού δικαίου πρέπει συνήθως να ληφθούν για να λάβουν την πιστοποίηση ή το πτυχίο για να γίνουν διευθυντές διοικητικού γραφείου.
Κάθε υποψήφιος που θέλει να γίνει διαχειριστής γραφείου συνήθως πρέπει να έχει σχετική εργασιακή εμπειρία, ακόμη και μετά την απόκτηση όλων των εκπαιδευτικών απαιτήσεων για τη δουλειά. Πολλές φορές αυτός είναι ο λόγος που οι εσωτερικές προωθήσεις είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να επιτευχθεί αυτή η θέση. Οι διαχειριστές γραφείων έχουν πολλές ευθύνες που συνήθως περιλαμβάνουν προγραμματισμό εργασιών, επίβλεψη προσωπικού, επανεξέταση εργασιών, ολοκλήρωση αξιολογήσεων εργαζομένων και πρόσληψη και τερματισμό εργαζομένων. Με αυτό το ευρύ φάσμα καθηκόντων, οι διευθυντές διοίκησης γραφείων συνήθως πρέπει να γνωρίζουν και να κατανοούν τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των εργαζομένων, πόσο χρόνο χρειάζονται οι εργασίες και πώς να εκπαιδεύουν και να διαχειρίζονται άλλους.
Ένα άτομο που ξεκινά σε μια θέση εισόδου, όπως ρεσεψιονίστ, λογιστής, διοικητικός βοηθός ή άλλη θέση που βοηθά στην εκμάθηση της εταιρείας και του προσωπικού, είναι συνήθως ένας πιθανός υποψήφιος για να γίνει διευθυντής διοικητικού γραφείου. Μαζί με την επαγγελματική εμπειρία, οι υποψήφιοι συνήθως πρέπει να προετοιμαστούν παρακολουθώντας μαθήματα επαγγελματικής ανάπτυξης σε θέματα όπως οι διαπροσωπικές σχέσεις, η καθοδήγηση, η διαχείριση του χρόνου και η διαχείριση έργων. Μπορεί επίσης να είναι επωφελές για έναν υποψήφιο να αναζητήσει ευκαιρίες κατάρτισης προϊσταμένων στις τρέχουσες θέσεις. Οι εταιρείες μπορεί επίσης να αναζητήσουν σύνολα δεξιοτήτων που περιλαμβάνουν ομαδική εργασία, οργάνωση, ηγεσία και καλή επικοινωνία κατά την προώθηση από τον οργανισμό.
Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό της προσωπικότητας που απαιτείται συνήθως για να γίνεις διοικητικός διευθυντής γραφείου είναι να έχεις εξαιρετικές δεξιότητες ανθρώπων. Οι διαχειριστές γραφείου συνήθως λειτουργούν ως σύνδεσμοι μεταξύ όλων των επιπέδων προσωπικού και πρέπει να επιλύουν θέματα σε τακτική βάση. Ορισμένα έργα ενδέχεται να περιλαμβάνουν τμήματα αναδιάρθρωσης, εφαρμογή νέων εταιρικών πολιτικών και διαμεσολάβηση διαπροσωπικών συγκρούσεων. Συνήθως, πρέπει επίσης να κατανοούν τις συμβάσεις εργασίας και να αναφέρουν τυχόν ζητήματα στην ανώτερη ομάδα διαχείρισης.
Για να γίνετε διαχειριστής διοικητικού γραφείου απαιτεί συνήθως ένας υποψήφιος να είναι σε θέση να συνεργαστεί με όλους τους διαφορετικούς τύπους προσωπικοτήτων και επαγγελματικών επιπέδων. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει όλους από τον υπάλληλο αλληλογραφίας έως τον αντιπρόεδρο. Το να γνωρίζετε πώς να είστε προσανατολισμένοι στη λεπτομέρεια, αναλυτικά, δημιουργικά και ευέλικτα ταυτόχρονα μπορεί να είναι απαραίτητο για να έχετε επιτυχία σε αυτή τη θέση.