Μια επιστολή ικανοποίησης πελατών θα πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση και την επιθυμητή επίλυση, είτε πρόκειται για έπαινο για υπάλληλο που έχει ξεπεράσει, είτε για αντικατάσταση ελαττωματικού προϊόντος. Τα γράμματα ανατροφοδότησης αυτού του είδους πρέπει να είναι συνοπτικά, καθώς το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να διαβάσει έναν μεγάλο αριθμό κάθε μέρα. Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας, ώστε η εταιρεία να μπορεί να απαντήσει.
Είτε μια εμπειρία ήταν θετική είτε αρνητική, βοηθά στην παροχή όσο το δυνατόν περισσότερων πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της ώρας και της τοποθεσίας του συμβάντος. Η επιστολή ικανοποίησης πελατών θα πρέπει επίσης να αναφέρει λεπτομερώς τη συναλλαγή που πραγματοποιήθηκε και να αναφέρει τα μέλη του προσωπικού που εμπλέκονται, εάν είναι δυνατόν. Οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία πρέπει να συμπεριληφθεί, ώστε η εταιρεία να έχει μια πλήρη επισκόπηση του τι συνέβη και ποιος ενεπλάκη.
Στην περίπτωση μιας επιστολής καταγγελίας όπου η επιθυμία είναι να διαμαρτυρηθείτε για ένα ζήτημα και να λάβετε μια λύση, μπορεί να σας βοηθήσει να συζητήσετε τι έγινε τότε. Μια επιστολή ικανοποίησης πελατών μπορεί να υποδηλώνει ότι ο πελάτης ζήτησε βοήθεια από έναν επόπτη, για παράδειγμα, ή επισήμανε πρόβλημα με μια ελαττωματική επισκευή στον επισκευαστή και δεν έλαβε απάντηση. Εάν ο συντάκτης επιστολών επικοινώνησε με οποιονδήποτε άλλον στην εταιρεία και δεν έλαβε ικανοποιητικό αποτέλεσμα, αυτό θα πρέπει επίσης να συζητηθεί.
Μόλις οι πληροφορίες παρατίθενται σε μία έως δύο παραγράφους, ο συντάκτης επιστολών μπορεί να περιλαμβάνει μια παράγραφο για να συζητήσει τι είδους λύση είναι επιθυμητή. Αυτό μπορεί να είναι επιστροφή χρημάτων, κουπόνι, επισκευή ή άλλη λύση. Η επιστολή ικανοποίησης πελατών δεν πρέπει να είναι παράλογη, αλλά πρέπει να κάνει σαφείς τους στόχους του πελάτη. Σε μια κατάσταση όπου ένας πελάτης θέλει πρόσθετη αποζημίωση, όπως η αντικατάσταση ενός ηλεκτρικού εξαρτήματος που απέτυχε επειδή ένα προστατευτικό κύματος δεν λειτούργησε σωστά, ο πελάτης θα πρέπει να παράσχει τεκμηρίωση όπως αποδείξεις για να υποστηρίξει αυτήν την αξίωση.
Όταν μια επιστολή ικανοποίησης πελατών εκφράζει ευχαρίστηση για το επίπεδο υπηρεσιών, μπορεί να είναι χρήσιμο να προσφέρουμε λίγες πληροφορίες σχετικά με το γιατί ο πελάτης είναι ευχαριστημένος. Αυτή η ανατροφοδότηση μπορεί να μεταδοθεί στον εργαζόμενο και μπορεί επίσης να ληφθεί υπόψη στην εκπαίδευση των εργαζομένων και στις πολιτικές της εταιρείας. Εάν, για παράδειγμα, ένας αεροσυνοδός έκανε μια πτήση αεροπλάνου ιδιαίτερα ευχάριστη, μπορεί να σας βοηθήσει να μάθετε το γιατί, οπότε η αεροπορική εταιρεία μπορεί να συστήσει να ακολουθήσουν το παράδειγμα οι άλλες αεροσυνοδοί.
Στο τέλος της επιστολής ικανοποίησης πελατών, ο συγγραφέας μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας. Εάν αποσταλούν αντίγραφα σε οποιονδήποτε άλλο, αυτό μπορεί να σημειωθεί με ένα CC: και τα στοιχεία επικοινωνίας άλλων παραληπτών. Συνιστάται να ξαναδιαβάσετε την επιστολή για τυχόν σφάλματα πριν την αποστολή και βοηθά να διατηρηθεί η γλώσσα ουδέτερη, καθώς οι εταιρείες μπορεί να αγνοήσουν καταχρηστικά ή επιθετικά παράπονα.
SmartAsset.