Γνωστή και ως αίτηση για επιστολή επιστροφής χρημάτων, η επιστολή επιστροφής χρημάτων είναι ένα έγγραφο που αναφέρει μια συγκεκριμένη οικονομική κατάσταση που υπάρχει μεταξύ δύο μερών και προσδιορίζει την ανάγκη για ένα από αυτά τα μέρη να λάβει επιστροφή του συνόλου ή μέρους της οικονομικής συνεισφοράς που έγινε ως μέρος μιας οικονομικής συναλλαγής. Το πραγματικό περιεχόμενο της επιστολής μπορεί να είναι κάπως ανεπίσημο ή μπορεί να είναι πολύ λεπτομερές και επίσημο, ανάλογα με τις συνθήκες που περιβάλλουν τη συναλλαγή. Υπάρχει ένας βασικός κατάλογος στοιχείων που πρέπει να εξεταστούν στο κείμενο της επιστολής, συμπεριλαμβανομένης της παροχής στοιχείων αναγνώρισης σχετικά με την εν λόγω συναλλαγή, το ποσό της ζητούμενης αποζημίωσης και τον τύπο των όρων πληρωμής που θεωρούνται αποδεκτοί.
Με τις περισσότερες μορφές επιστολών αποζημίωσης, η πρώτη εργασία είναι να προσδιορίσετε τον λόγο για την επιστροφή. Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος μιας λέσχης υγείας έχει υποβάλει προσφορά πληρωμής για τη συνδρομή ενός έτους και πρέπει να μετακομίσει για εργασία προς το τέλος του πρώτου τριμήνου του ίδιου έτους, μπορεί να ενημερώσει τη λέσχη για αυτήν την αλλαγή κατάστασης. Υποθέτοντας ότι οι όροι και οι προϋποθέσεις της ιδιότητας μέλους επιτρέπουν τη μερική επιστροφή των συνδρομών μέλους λόγω μετεγκατάστασης ενός μέλους, η παροχή αυτών των δεδομένων βοηθά να σημειωθεί ότι αυτή η συγκεκριμένη κατάσταση καλύπτεται και απαιτείται κάποιου είδους αποζημίωση.
Μαζί με την αναφορά των λόγων για το αίτημα, μια επιστολή επιστροφής εξόδων θα πρέπει επίσης να προσδιορίζει το αναμενόμενο ποσό της επιστροφής. Αυτό δίνει στον παραλήπτη την ευκαιρία να ελέγξει δύο φορές τα στοιχεία και να προσδιορίσει εάν αυτό το ποσό είναι σωστό. Αν υποθέσουμε ότι και τα δύο μέρη ερμηνεύουν με ακρίβεια τις διατάξεις της μεταξύ τους συμφωνίας, αυτή η ευγένεια βοηθά απλώς να κατανοήσουμε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι έχουν το ίδιο επίπεδο προσδοκιών.
Ένα τρίτο βασικό στοιχείο σε κάθε επιστολή αποζημίωσης είναι ο εντοπισμός αποδεκτών μεθόδων παροχής αυτής της επιστροφής στο αιτούν μέρος. Ο αποστολέας μπορεί να ζητήσει πληρωμή με τη μορφή επιταγής, πίστωσης που εκδόθηκε σε λογαριασμό πιστωτικής κάρτας ή ηλεκτρονικής μεταφοράς χρημάτων στον τραπεζικό του λογαριασμό. Αυτό συχνά βοηθά στην επίσπευση της πληρωμής, καθώς δεν χρειάζεται να εκδοθούν πρόσθετες επικοινωνίες προκειμένου να καθοριστεί ο τρόπος με τον οποίο θα διεκπεραιωθεί η πληρωμή.
Μόλις σταλεί και ληφθεί η επιστολή αποζημίωσης, πολλές επιχειρήσεις θα απαντήσουν με μια αναγνώριση του αιτήματος και μια περιγραφή του πότε θα εκδοθεί η πληρωμή της επιστροφής. Συνήθως, το ποσό της επιστροφής θα σημειώνεται στην απάντηση, δίνοντας τη δυνατότητα να γνωρίζουμε ακριβώς το ποσό που θα επιστραφεί μέσω επιταγής, πίστωσης ή μεταφοράς χρημάτων. Υποθέτοντας ότι το ζητούμενο ποσό και το εγκεκριμένο ποσό είναι το ίδιο, η συναλλαγή θεωρείται ολοκληρωμένη αφού έχει δημοπρατηθεί η πληρωμή.