Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις στις οποίες ένα άτομο μπορεί να χρειαστεί να γράψει μια επιστολή εξαίρεσης. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να εξηγηθεί γιατί ένας φορολογούμενος απαλλάσσεται από την πληρωμή ορισμένων τοπικών, πολιτειακών ή ομοσπονδιακών φόρων. Επιπλέον, μια τέτοια επιστολή μπορεί να χρειαστεί για να επιβεβαιωθεί νομικά μια εξαίρεση από νομικά απαιτούμενους εμβολιασμούς ή άλλες νομικές απαιτήσεις με τις οποίες ένα άτομο έχει βάσιμο λόγο για μη συμμόρφωση. Αν και κάθε περίπτωση μπορεί να απαιτεί ελαφρώς διαφορετικές πληροφορίες, η μορφή μιας επιστολής εξαίρεσης θα είναι σε μεγάλο βαθμό η ίδια ανεξάρτητα από τη χρήση για την οποία προορίζεται. Η επιστολή θα πρέπει να περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες ταυτοποίησης, επεξήγηση της νομικής υποχρέωσης και του λόγου εξαίρεσης και να αναφέρει σαφώς ότι ο συγγραφέας διεκδικεί την εξαίρεση.
Όταν γράφετε μια επιστολή εξαίρεσης, το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι η αλληλογραφία απευθύνεται στο κατάλληλο άτομο ή οργανισμό. Οι φορολογικές υπηρεσίες, για παράδειγμα, μπορεί να έχουν πολλά διαφορετικά γραφεία και διευθύνσεις που λαμβάνουν αλληλογραφία φορολογουμένων. Μια απλή τηλεφωνική κλήση θα πρέπει να εξασφαλίζει τη σωστή ταχυδρομική διεύθυνση και το όνομα του ατόμου στο οποίο θα πρέπει να αποσταλεί η επιστολή, εάν χρειάζεται.
Η ίδια η επιστολή θα πρέπει να περιέχει τις σχετικές πληροφορίες του συγγραφέα, αν όχι σε επιστολόχαρτο, όπως όνομα, διεύθυνση και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αριθμό τηλεφώνου. Αφού αντιμετωπιστεί σωστά, η επιστολή θα πρέπει να αναφέρει σε τι αναφέρεται, όπως «απαλλαγή φόρου επί των πωλήσεων» ή «απαλλαγή εμβολιασμού». Θα πρέπει επίσης να παρέχεται αριθμός φορολογικού μητρώου ή αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ποιανού τα αρχεία επηρεάζονται από την απαλλαγή.
Στο σώμα μιας επιστολής εξαίρεσης, ο συντάκτης πρέπει να αναφέρει ποια είναι η νομική υποχρέωση για την οποία διεκδικεί εξαίρεση. Για παράδειγμα, εάν η νομική υποχρέωση είναι να πληρώσει φόρο επί των πωλήσεων, τότε ο συντάκτης της επιστολής θα πρέπει να αναγνωρίσει ότι αυτή η υποχρέωση είναι το αντικείμενο της επιστολής και, επομένως, η απαλλαγή. Αφού δηλώσει ποια είναι η νομική υποχρέωση, ο συγγραφέας πρέπει να εξηγήσει γιατί δικαιούται εξαίρεση από την υποχρέωση. Εάν είναι δυνατόν, ο συγγραφέας θα πρέπει να συμπεριλάβει μια αναφορά σε μια νομική πηγή που του/της δίνει το δικαίωμα στην εξαίρεση.
Μαζί με την επεξήγηση της νομικής υποχρέωσης και του λόγου που ο συγγραφέας πιστεύει ότι δικαιούται την εξαίρεση, η επιστολή θα πρέπει να αναφέρει σαφώς ότι ο συγγραφέας διεκδικεί την εξαίρεση. Εάν η εξαίρεση αφορά ανήλικο, όπως στην περίπτωση της υποχρέωσης εμβολιασμού, τότε ο συγγραφέας πρέπει να συμπεριλάβει το όνομα του παιδιού, τη σχέση με το παιδί και να επιβεβαιώσει τη γονική απαλλαγή για θρησκευτικούς λόγους, για παράδειγμα. Η δήλωση της εξαίρεσης με μια απλή πρόταση στο τέλος της επιστολής θα πρέπει να καθιστά σαφές στον αναγνώστη ότι ο συγγραφέας διεκδικεί την εξαίρεση.