Μια αναφορά εξαίρεσης είναι ένας τύπος συνοπτικής αναφοράς που προσδιορίζει τυχόν γεγονότα που δεν εμπίπτουν στο πεδίο αυτού που θεωρείται φυσιολογικό εύρος. Τέτοιου είδους αναφορές χρησιμοποιούνται σε διάφορες ρυθμίσεις, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας συμφιλίωσης αποθεμάτων, έρευνας διαχείρισης έργου, ακόμη και αξιολογήσεων εργαζομένων. Ο στόχος της έκθεσης είναι να εντοπίσει τυχόν παράγοντες που δεν θεωρούνται ότι είναι εντός αποδεκτών παραμέτρων, καθιστώντας δυνατή τη λήψη μέτρων που βοηθούν στην ελαχιστοποίηση ή εξάλειψη των εξαιρέσεων και στην αύξηση της συνολικής αποδοτικότητας.
Όσον αφορά τη συμφωνία αποθεμάτων, η αναφορά εξαίρεσης είναι συχνά απαραίτητη για τον εντοπισμό διαφορών μεταξύ φυσικού αποθέματος και του αποθέματος που παρουσιάζεται σε βάσεις δεδομένων αποθέματος. Με την πάροδο του χρόνου, τα σφάλματα μπορούν να εισχωρήσουν σχεδόν σε οποιοδήποτε είδος αποθέματος, καθιστώντας αναγκαία την πραγματοποίηση προσαρμογών που αντικατοπτρίζουν την πραγματική ποσότητα αγαθών. Με αυτόν τον τρόπο όχι μόνο διευκολύνεται η προσαρμογή της παραγγελίας νέων ειδών έτσι ώστε να διατηρείται επαρκής ποσότητα προμηθειών, αλλά καθιστά επίσης δυνατή τη διατήρηση του αποθέματος ακριβή για τον υπολογισμό των φόρων.
Για παράδειγμα, πολλά εργοστάσια παραγωγής διατηρούν αυτό που είναι γνωστό ως κατάστημα εταιρείας που είναι υπεύθυνο για την έκδοση ανταλλακτικών και άλλων εξαρτημάτων που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία των μηχανημάτων στο πάτωμα του εργοστασίου. Οι διευθυντές αυτού του καταστήματος συνήθως διεξάγουν αυτό που είναι γνωστό ως καταμέτρηση κύκλων, καταγράφοντας φυσικά τα πάντα, από τη μικρότερη βίδα έως τα εξαρτήματα κινητήρα υψηλού κόστους που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση και την επισκευή του εξοπλισμού παραγωγής. Όταν διαπιστωθεί ότι ο αριθμός των μονάδων που εμφανίζονται στη βάση δεδομένων αποθέματος δεν ταιριάζει με αυτόν τον φυσικό αριθμό, γίνεται καταχώριση σε μια αναφορά εξαίρεσης. Αυτό καθιστά δυνατή την επιστροφή και τον προσδιορισμό εάν μια παραληφθείσα αποστολή αυτού του τμήματος δεν προστέθηκε στη βάση δεδομένων ή εάν ορισμένες εκταμιεύσεις από το φυσικό απόθεμα δεν καταγράφηκαν σωστά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η αναφορά εξαίρεσης μπορεί επίσης να επισημάνει τη διακίνηση προμηθειών, προκαλώντας αυξημένα μέτρα ασφαλείας που συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση της ζημίας για την εταιρεία.
Μαζί με τη συμβιβασμό διαφορετικών τύπων αποθεμάτων, μια αναφορά εξαίρεσης μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη στο έργο της διαχείρισης έργου. Σε αυτό το σενάριο, η έκθεση επισημαίνει εκκρεμείς εργασίες που είναι ακόμα εκκρεμείς, ακόμη και αν η προβλεπόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης για αυτήν την εργασία έχει παρέλθει. Σημειώνοντας την εξαίρεση, είναι δυνατόν να ανανεωθεί το χρονοδιάγραμμα εργασιών για το έργο για να αντισταθμιστεί η απόκλιση και να επανέλθει το έργο σε καλό δρόμο.
Ακόμη και στον τομέα των αξιολογήσεων των εργαζομένων, μια αναφορά εξαίρεσης μπορεί να είναι χρήσιμη. Εδώ, η ιδέα είναι να εντοπιστούν τυχόν γεγονότα που σχετίζονται με τον εργαζόμενο που δεν εμπίπτουν στο πεδίο των βασικών προσδοκιών που σχετίζονται με τη θέση εργασίας. Οι εξαιρέσεις μπορεί να σχετίζονται με αποτυχίες απόδοσης ή με επιδόσεις που υπερβαίνουν τη συνήθη θέση εργασίας. Για παράδειγμα, οι λεπτομέρειες της έκθεσης εξαίρεσης μπορεί να υποδηλώνουν ότι ο εργαζόμενος χρειάζεται περαιτέρω εκπαίδευση σε ορισμένους τομείς ή να εντοπίσει καταστάσεις στις οποίες ο εργαζόμενος ήταν σε θέση να αναλάβει επιπλέον καθήκοντα ενώ ένας κολλητός του ήταν άρρωστος, βοηθώντας ουσιαστικά την επιχειρηματική λειτουργία να συνεχίσει με ελάχιστο καμία αλλαγή στην παραγωγικότητα. Ανάλογα με τη φύση των θεμάτων που τεκμηριώνονται στην έκθεση εξαίρεσης, ο εργαζόμενος μπορεί να προταθεί για διορθωτική εκπαίδευση ή να του δοθεί έπαινος για την παροχή πρόσθετων υπηρεσιών σε έναν εργοδότη, ενώ εξακολουθεί να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τα καθήκοντά του.
SmartAsset.