Από πολλές απόψεις, η σύνταξη μιας επιστολής πρότασης είναι όπως κάθε άλλο είδος επιχειρηματικής γραφής. Η σαφής, συνοπτική, ακριβής γραφή είναι σημαντική για κάθε επιχειρηματικό έγγραφο. Οι επιχειρηματικές προτάσεις, ωστόσο, απαιτούν συγκεκριμένα στοιχεία, όπως η συνοδευτική επιστολή πρότασης. Η επιστολή πρότασης, σαν μια συνοδευτική επιστολή βιογραφικού, χρησιμεύει ως μια ευγενική εισαγωγή σε μια δεδομένη πρόταση. Η χρήση ενεργητικής φωνής, η τήρηση της αποδεκτής επιχειρηματικής εθιμοτυπίας γραφής και η επίδειξη εκτίμησης για τον περιορισμένο χρόνο του αναγνώστη είναι πρωταρχικής σημασίας για μια επιτυχημένη ανταπόκριση.
Συχνά, όταν οι μεγάλοι οργανισμοί δημοσιεύουν αιτήματα για πολλά έργα, η συνοδευτική επιστολή της πρότασης χρησιμεύει για να ενημερώσει τον αναγνώστη σε ποιο αίτημα για πρόταση (RFP) απαντά το έγγραφο. Εάν δεν υπάρχει υπάρχουσα σχέση μεταξύ επαγγελματιών ή εταιρειών, μια επιστολή πρότασης λειτουργεί τόσο ως εισαγωγή όσο και ως ευκαιρία για να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση. Όταν υπάρχει ήδη μια σχέση, η συνοδευτική επιστολή μπορεί να χρησιμεύσει ως ευκαιρία για συγχαρητήρια, εκφράσεις εκτίμησης ή επέκταση της συνεχούς καλής θέλησης μεταξύ των δύο μερών.
Είτε υπάρχει σχέση μεταξύ των μερών είτε όχι, κάθε επιστολή πρότασης θα πρέπει να ακολουθεί τη σωστή επιχειρηματική εθιμοτυπία. Για παράδειγμα, το έγγραφο θα πρέπει να μορφοποιηθεί με σωστές επικεφαλίδες, καθαρά περιθώρια και τυπική γραμματοσειρά ή γραμματοσειρά. Αναμένεται η αποστολή της επιστολής στην κατάλληλη επαφή και η χρήση ενός επαγγελματικού χαιρετισμού αποδεκτού για την κουλτούρα των πελατών. Εσφαλμένα στοιχεία επικοινωνίας ή ένας χαιρετισμός που είναι πολύ ανεπίσημος μπορεί να κάνει τη διαφορά στο αν μια επιστολή πρότασης διαβάζεται ή απορρίπτεται.
Εκτός από τη σωστή εθιμοτυπία, ο τόνος μιας προτεινόμενης επιστολής είναι επίσης σημαντικός. Οι τυπικές, αλλά εξατομικευμένες προσεγγίσεις λειτουργούν συνήθως καλύτερα στους δυτικούς πολιτισμούς, με ορισμένες επιχειρηματικές σχέσεις να επιτρέπουν έναν ανεπίσημο τόνο. Οι ανατολικοί πολιτισμοί τυπικά, αν και όχι πάντα, προτιμούν μια επίσημη, επαγγελματική προσέγγιση. Εάν υπάρχει αμφιβολία σχετικά με τον σωστό τόνο, η επίσημη και επαγγελματική προσέγγιση είναι η καλύτερη.
Αν και καμία επιστολή πρότασης δεν εγγυάται την αποδοχή, η χρήση ενεργής φωνής και συνοπτικής γραφής βελτιώνει τις πιθανότητες. Μη χρησιμοποιείτε δύο ή τρεις λέξεις, όταν μία αρκεί. Οι σύντομες, απλές προτάσεις είναι καλύτερες από τις μεγάλες, σύνθετες παραγράφους. Η ενεργή φωνή απεικονίζει σαφήνεια και αυτοπεποίθηση, γι’ αυτό αποφύγετε τα ρήματα “να είσαι” στη γραφή σας. Αποφύγετε φράσεις όπως «αν θέλετε» ή «μπορείτε να προτιμήσετε». Επιλέξτε αντ ‘αυτού ρήματα ισχυρής δράσης και άμεσες παροτρύνσεις για δράση.
Το συγκεκριμένο περιεχόμενο για μια επιστολή πρότασης θα διαφέρει για κάθε έργο και επιχειρηματική σχέση. Ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν οι επαγγελματίες όταν γράφουν τη συνοδευτική επιστολή πρότασης είναι να αναθεωρούν ή να συνοψίζουν τις πληροφορίες που περιέχονται στα συνοδευτικά έγγραφα. Λάβετε υπόψη ότι οι περισσότεροι επαγγελματίες των επιχειρήσεων έχουν περιορισμένο χρόνο. Σεβαστείτε τον χρόνο του αναγνώστη σας και μην επαναλάβετε απλώς το περιεχόμενο της πρότασής σας. Αντίθετα, γράψτε την επιστολή σας έχοντας κατά νου μια εισαγωγή πρόσωπο με πρόσωπο: τι θα λέγατε ή πώς θα παρουσιαζόσασταν αυτοπροσώπως πριν παραδώσετε ένα έγγραφο πρότασης;
SmartAsset.