Υπάρχουν κυριολεκτικά εκατοντάδες διαθέσιμα προγράμματα λογισμικού ελέγχου αποθέματος και η επιλογή του καλύτερου για μια συγκεκριμένη επιχείρηση είναι επιτακτική. Η κατανόηση των χαρακτηριστικών που προσφέρει το λογισμικό ελέγχου αποθέματος, η αρχική τιμή, τυχόν επαναλαμβανόμενες χρεώσεις, η συμβατότητα του λογισμικού με τα τρέχοντα συστήματα και η επεκτασιμότητά του είναι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Η γνώση του τι χρειάζεται για την υποστήριξη των δραστηριοτήτων της εταιρείας θα βοηθήσει επίσης στη λήψη της κατάλληλης απόφασης αγοράς.
Τα κοινά χαρακτηριστικά αυτού του τύπου λογισμικού περιλαμβάνουν την παρακολούθηση αποθέματος σε επίπεδο αποθέματος, το ιστορικό παραγγελιών αγοράς, την τρέχουσα κατάσταση παραγγελίας αγοράς και τυπικούς πίνακες τιμολόγησης. Άλλα χαρακτηριστικά που μπορεί να περιλαμβάνονται είναι: παρακολούθηση σειριακού αριθμού, σημεία αυτόματης αναδιάταξης, παρακολούθηση ημερομηνίας λήξης, πίνακες τιμολόγησης όγκου, μέθοδοι πολλαπλού κόστους, διαχωρισμός αποθεμάτων πολλαπλών τοποθεσιών και δυνατότητες διαδικασίας τοποθέτησης ή τιμολόγησης υλικού (BOM). Ορισμένες ή όλες αυτές οι δυνατότητες μπορεί να απαιτούνται ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης που θα χρησιμοποιεί το λογισμικό.
Οι τιμές και οι επαναλαμβανόμενες χρεώσεις είναι άλλοι παράγοντες που πρέπει να αναθεωρήσετε όταν αποφασίζετε ποιο λογισμικό αποθέματος θα αγοράσετε. Εφόσον η τιμή αγοράς θα καταβληθεί εκ των προτέρων, καθορίστε πόσο καιρό θα χρησιμοποιείται το λογισμικό για να υπολογίσετε το κόστος ανά έτος. Θα πρέπει επίσης να επανεξεταστούν οι επαναλαμβανόμενες χρεώσεις, όπως τέλη άδειας χρήσης, χρεώσεις αναβάθμισης και χρεώσεις αντιμετώπισης προβλημάτων. Οι τιμές για αυτά τα «έξτρα» διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με τον προμηθευτή, επομένως οι εταιρείες θα πρέπει να κατανοήσουν πόσο συχνά η επιχείρησή τους μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιεί αυτές τις υπηρεσίες για να καθορίσει τι μπορούν να αναμένουν να πληρώσουν.
Η συμβατότητα λογισμικού με τα τρέχοντα συστήματα μπορεί να είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας όταν αποφασίζετε πώς να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό ελέγχου αποθέματος. Συνήθως, τα συστήματα σχεδιασμού επιχειρησιακών πόρων (ERP) περιλαμβάνουν ήδη μια ενότητα ελέγχου αποθέματος. Εάν η εταιρεία δεν χρησιμοποιεί συστήματα ERP ή διαθέτει άλλα συστήματα όπως η έρευνα και ανάπτυξη (Ε & Α), η παρακολούθηση αλλαγών μηχανικής, η διαχείριση αποθηκών και η οικονομική διαχείριση για να ενσωματωθούν με το νέο λογισμικό ελέγχου αποθέματος, τότε ένας επαγγελματίας πληροφορικής θα πρέπει να ελέγξει τη συμβατότητα. Εάν το τρέχον και το νέο λογισμικό δεν είναι συμβατά, η εταιρεία δεν θα έχει το πλήρες όφελος από τη ροή όλων των πληροφοριών από το ένα σύστημα στο άλλο.
Η επεκτασιμότητα είναι ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή ενός λογισμικού απογραφής. Ανάλογα με το μέγεθος και τα μελλοντικά σχέδια της επιχείρησης, συγκεκριμένο λογισμικό μπορεί να είναι καλύτερο από άλλα. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σχεδιάζει να επεκταθεί σημαντικά μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα, το λογισμικό θα μπορεί να υποστηρίξει πολλούς περισσότερους χρήστες και αρχεία δεδομένων; Η διασφάλιση ότι το λογισμικό ελέγχου αποθεμάτων έχει τη δυνατότητα να αναπτύσσεται καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση είναι ένας σημαντικός παράγοντας στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
SmartAsset.