Οι πολιτικές διαχείρισης μετρητών είναι στρατηγικές που καθιστούν δυνατό τον αποτελεσματικό έλεγχο της διαδικασίας συλλογής, εκταμίευσης και επένδυσης μετρητών. Η ανάπτυξη μιας συγκεκριμένης πολιτικής διαχείρισης μετρητών είναι πολύ σημαντική για σχεδόν κάθε τύπο επιχείρησης ή οργανισμού, καθώς και για τη διαδικασία αποτελεσματικής διαχείρισης ενός οικιακού προϋπολογισμού. Για το λόγο αυτό, η σύνταξη μιας πολιτικής που να μιλά για τις ανάγκες της εταιρείας ή άλλου οργανισμού είναι εξαιρετικά σημαντική εάν η επιχείρηση θέλει να πετύχει τους στόχους της. Ως μέρος της προετοιμασίας της πολιτικής, είναι σημαντικό να θεσπιστούν κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο δαπανώνται χρήματα, πώς εξοικονομούνται και πώς επενδύονται.
Ένα από τα πρώτα βήματα για την ανάπτυξη μιας εφαρμόσιμης πολιτικής διαχείρισης μετρητών είναι η θέσπιση ειδικών διαδικασιών για τη διαχείριση των κεφαλαίων καθώς αυτά συλλέγονται. Για τις επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει ότι έχουν μια διαδικασία λήψης πληρωμών, την καταχώρισή τους στους λογαριασμούς εισπρακτέων της επιχείρησης και τη διασφάλιση ότι αυτά τα κεφάλαια κατατίθενται στον κατάλληλο τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας. Η πολιτική θα περιλαμβάνει συχνά οδηγίες για την έγκαιρη καταχώριση και καταγραφή των εισπραχθέντων εσόδων, επιτρέποντας στην επιχείρηση να κάνει χρήση αυτών των κεφαλαίων για την έγκαιρη πληρωμή των δικών της λογαριασμών και αποφεύγοντας την πιθανότητα καθυστερημένων τελών και κυρώσεων.
Αφού καταγραφούν σωστά τα κεφάλαια, η πολιτική διαχείρισης μετρητών θα εξετάζει συνήθως τις διαδικασίες κατανομής κεφαλαίων για συγκεκριμένους σκοπούς. Στο πλαίσιο αυτών των χορηγήσεων, πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή ειδικοί έλεγχοι και ισορροπίες που βοηθούν στον έλεγχο του τρόπου με τον οποίο δαπανώνται τα κεφάλαια αυτά κατά τη διάρκεια της δημοσιονομικής περιόδου. Για παράδειγμα, εάν ένας ετήσιος προϋπολογισμός διαθέτει ένα σταθερό ποσό κεφαλαίων για την αγορά πατατών, η πολιτική μπορεί να είναι να επιτρέπεται η αγορά μόνο ενός συγκεκριμένου ποσού πατατών ανά ημερολογιακό μήνα. Κάτι τέτοιο συμβάλλει στην αποφυγή εξάντλησης όλων των κονδυλίων που διατίθενται για το στοιχείο γραμμής ταυτόχρονα, διασφαλίζοντας ότι υπάρχει κάποιο όφελος καθ’ όλη τη διάρκεια της δημοσιονομικής περιόδου.
Μια πολιτική διαχείρισης μετρητών δεν αφορά μόνο πώς και πότε ξοδεύονται χρήματα, αλλά και πώς και πότε εξοικονομούνται χρήματα. Συνήθως, αυτό σημαίνει τον προσδιορισμό ενός ποσοστού του συνολικού εισοδήματος που λαμβάνεται κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου και την κατανομή του σε αποταμιεύσεις ή σε κάποιο είδος επενδυτικής προσπάθειας. Ο στόχος εδώ είναι να παραμερίζονται συνεχώς μετρητά σε κάποιου είδους τοκοφόρο εγχείρημα, μια δραστηριότητα που με την πάροδο του χρόνου βοηθά στη δημιουργία αποθεμάτων μετρητών για χρήση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Ενσωματώνοντας αυτό το στοιχείο στη συνολική πολιτική διαχείρισης μετρητών, μια εταιρεία ή ένα νοικοκυριό μπορεί να εξοικονομήσει τουλάχιστον λίγα χρήματα και να ενισχύσει τη χρηματοοικονομική του σταθερότητα.
Ο στόχος με μια πολιτική διαχείρισης μετρητών είναι να παρέχει κατευθυντήριες γραμμές για τη συλλογή, τη δαπάνη και την εξοικονόμηση κεφαλαίων με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται, το πιθανότερο είναι ότι οι ακριβείς διαδικασίες στο πλαίσιο της πολιτικής θα αλλάξουν για να ανταποκριθούν στις νέες συνθήκες. Αναθεωρώντας περιοδικά τους τρέχοντες όρους της πολιτικής διαχείρισης μετρητών, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να βεβαιωθούν ότι τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας χρησιμοποιούνται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, επιτρέποντας στην επιχείρηση να αποκτήσει το υψηλότερο δυνατό επίπεδο αποδόσεων.