Υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε για να λάβετε ένα διαβατήριο αντικατάστασης με βάση το τι συνέβη στο παλιό σας. Εάν κλαπεί ή χαθεί, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε μια αναφορά στην αστυνομία για να λάβετε αντικατάσταση. Οι ανήλικοι που μετατρέπονται σε ενήλικες μπορούν να λάβουν διαβατήρια ενηλίκων με τον ίδιο τρόπο που κάνουν αίτηση για νέο. Τέλος, τα ληγμένα διαβατήρια είναι μερικές από τις πιο εύκολες αντικαταστάσεις και συνήθως δεν περιλαμβάνουν αυτοπροσώπως επίσκεψη σε γραφείο. Εάν κολλήσετε ή χρειάζεστε βοήθεια σε μια δύσκολη πτυχή της αντικατάστασης ενός διαβατηρίου, υπάρχουν κυβερνητικοί ιστότοποι, τηλεφωνικές γραμμές και λογαριασμοί email που είναι αφιερωμένοι στο να βοηθήσουν τους ανθρώπους να αποκτήσουν διαβατήρια.
Οι κυβερνήσεις συνήθως παρέχουν συγκεκριμένες γραμμές επικοινωνίας για χρήση από τους πολίτες σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής διαβατηρίου. Για παράδειγμα, υπάρχει συνήθως ένας αριθμός τηλεφώνου για να καλέσετε ή να υποβάλετε αίτηση, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω ταχυδρομείου, ως απάντηση σε αυτό το είδος κατάστασης. Κανονικά, η πραγματική αντικατάσταση ως απάντηση στην αναφορά ενός διαβατηρίου ως χαμένου ή κλεμμένου απαιτεί παρόμοιο χρόνο με τη λήψη ενός νέου διαβατηρίου. Ωστόσο, σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής διαβατηρίου, η λήψη ενός προσωρινού μπορεί να είναι μια επιλογή. Τα προσωρινά διαβατήρια παρέχονται συνήθως στους πολίτες κατά περίπτωση, αλλά η κλοπή ενός διαβατηρίου, για παράδειγμα, συχνά κάνει πιο πιθανό για έναν πολίτη να μπορεί να λάβει ένα τέτοιο διαβατήριο σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Αφού συμπληρώσουν τα 18, ορισμένοι πολίτες που διαθέτουν παιδικό διαβατήριο μπορεί να χρειαστεί να αντικαταστήσουν το διαβατήριό τους με έκδοση για ενήλικες. Ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει σε όλες τις χώρες. Σε ορισμένες χώρες είναι δυνατό να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το διαβατήριο ενός παιδιού μετά την ηλικία των 18 ετών και μέχρι τη λήξη του διαβατηρίου. Συχνά, η αίτηση για αντικατάσταση διαβατηρίου ενηλίκου είναι απλούστερη και ταχεία σε σύγκριση με την αίτηση για διαβατήριο ενηλίκου για πρώτη φορά, καθώς ορισμένες απαιτήσεις όπως οι συνεντεύξεις μπορεί να μην είναι απαραίτητες. Συνήθως είναι απαραίτητο να υποβάλετε έγγραφα είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω ταχυδρομείου για να λάβετε ένα διαβατήριο αντικατάστασης σε αυτήν την περίπτωση.
Η λήψη ενός διαβατηρίου αντικατάστασης σε αντάλλαγμα για ένα ληγμένο είναι συχνά μια απλή διαδικασία που μπορεί να ολοκληρωθεί μέσω ταχυδρομείου. Συνήθως, αυτός ο τύπος εύκολης αντικατάστασης διαβατηρίου εξαρτάται από την κατοχή ενός άθικτη διαβατηρίου που εκδόθηκε όταν ένας πολίτης είχε το ίδιο όνομα και τα σχετικά προσωπικά στοιχεία που έχει επί του παρόντος. Απαιτείται επίσης τυπικά το προηγούμενο διαβατήριο να έχει εκδοθεί περίπου εντός της προηγούμενης δεκαετίας. Όταν αναζητάτε ένα διαβατήριο αντικατάστασης μέσω ταχυδρομείου, συνήθως απαιτείται να σταλεί το προηγούμενο διαβατήριο που έχει λήξει με μια αίτηση σε άθικτη κατάσταση.