Οι αναφορές ατυχήματος είναι έγγραφα που δημιουργούνται, αναφέρονται και αρχειοθετούνται τη στιγμή που συμβαίνει κάποιο είδος ατυχήματος. Ενώ μια αναφορά ατυχήματος μπορεί να υποβληθεί ως εσωτερικό έγγραφο, όπως σε ένα εργοστάσιο παραγωγής, η πιο κοινή αναφορά σε αυτόν τον τύπο αναφοράς έχει να κάνει με τη δημιουργία και την υποβολή αναφοράς ατυχήματος στις τοπικές αρχές. Οι ακριβείς διαδικασίες διαφέρουν από τη μια δικαιοδοσία στην άλλη, αλλά υπάρχουν μερικές βασικές αρχές που ισχύουν στις περισσότερες περιπτώσεις.
Για τους περισσότερους ανθρώπους, η αναφορά ατυχήματος λαμβάνει χώρα τη στιγμή ενός τροχαίου ατυχήματος. Οι αρχές επιβολής του νόμου που φτάνουν στον τόπο του ατυχήματος συνήθως ξεκινούν τη διαδικασία. Στο πλαίσιο της έρευνας, η αστυνομία παίρνει καταθέσεις από όλους όσους βρίσκονται στο σημείο του δυστυχήματος. Αυτό θα περιλαμβάνει τους οδηγούς όλων των οχημάτων που εμπλέκονται στο ατύχημα καθώς και τυχόν επιβάτες ή άλλους μάρτυρες. Η ιδέα πίσω από την έρευνα είναι να συγκεντρωθούν όσο το δυνατόν περισσότερα σχετικά δεδομένα σχετικά με την προέλευση του ατυχήματος.
Καθώς οι αξιωματικοί λαμβάνουν δεδομένα από κάθε συμμετέχοντα ή μάρτυρα, αρχίζουν να δημιουργούν μια δομή της αλυσίδας των γεγονότων που οδήγησαν στο ατύχημα. Συχνά, οι αξιωματικοί θα κάνουν διευκρινιστικές ερωτήσεις σε κάθε άτομο στον τόπο του ατυχήματος, φροντίζοντας να έχουν σωστή κατανόηση του ρόλου που έπαιξε κάθε όχημα στο ατύχημα. Επειδή τα ευρήματα της έρευνας θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία και την υποβολή αναφοράς αστυνομικού ατυχήματος, είναι επιτακτική ανάγκη τα δεδομένα να είναι όσο το δυνατόν πιο πλήρη και ακριβή.
Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό το έργο με τακτοποιημένο τρόπο, πολλές υπηρεσίες επιβολής του νόμου χρησιμοποιούν ένα έντυπο αναφοράς ατυχήματος. Το έντυπο βοηθά στην παροχή συγκεκριμένων ερωτήσεων σχετικά με την τοποθέτηση κάθε οχήματος στη γραμμή κυκλοφορίας, την καταγραφή τυχόν πινακίδων κυκλοφορίας που υπάρχουν στην περιοχή και γενικά καθιστά δυνατή τη δημιουργία ενός σωστού διαγράμματος της σκηνής. Το έντυπο θα παρέχει επίσης μια λίστα με συγκεκριμένες ερωτήσεις που θα χρησιμοποιήσουν οι αξιωματικοί για να καθοδηγήσουν την έρευνα, συμπεριλαμβανομένων ερωτημάτων για τυχόν σωματική βλάβη σε οποιονδήποτε από τους επιβάτες ή τους οδηγούς. Οι αστυνομικοί τεκμηριώνουν οποιαδήποτε απόδειξη ότι χρησιμοποιήθηκαν αλκοόλ ή άλλες ουσίες που αλλοιώνουν το μυαλό τη στιγμή που συνέβη το ατύχημα.
Μόλις οι αστυνομικοί ολοκληρώσουν την έρευνα, συζητούν τις λεπτομέρειες με καθέναν από τους εντολείς. Εάν δεν μπορούν να παρουσιαστούν άλλες λεπτομέρειες που επηρεάζουν την αναπαράσταση της αλυσίδας των γεγονότων, οι αστυνομικοί θα υποβάλουν την αναφορά στο τοπικό αστυνομικό τμήμα, όπου φυλάσσεται στο αρχείο. Από εκεί, οι διευθυντές μπορούν να εξετάσουν και να ζητήσουν αντίγραφο της έκθεσης τροχαίου ατυχήματος για κατάθεση σε ασφαλιστικές εταιρείες ή για προετοιμασία για κατάθεση μήνυσης σχετικά με το ατύχημα.
Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, μια αναφορά τροχαίου ατυχήματος μπορεί να μεταδοθεί ηλεκτρονικά από τον ιστότοπο σε μια κεντρική βάση δεδομένων που στεγάζεται στο τοπικό αστυνομικό τμήμα. Αυτή η μετάδοση καθίσταται δυνατή μέσω ασύρματων συνδέσεων που επιτρέπουν στους ανακριτές να έχουν πρόσβαση στη βάση δεδομένων και να υποβάλλουν αμέσως την αναφορά. Η ταχεία υποβολή της αναφοράς ατυχήματος καθιστά δυνατή τη λήψη αντιγράφων χωρίς την περίοδο αναμονής μίας έως δύο ημερών που είναι κοινή όταν η αναφορά υποβάλλεται με μη αυτόματο τρόπο.