Οι προϋποθέσεις για να γίνει εμπορικό σήμα διαφέρουν ελαφρώς για τις περισσότερες χώρες, αν και η διαδικασία είναι συνήθως παρόμοια. Συχνά απαιτείται από τους αιτούντες να διαμένουν στη χώρα εφαρμογής του, να πληρούν εκπαιδευτικές ή/και επαγγελματικές απαιτήσεις, να περάσουν μια ειδική εξέταση και να πληρώσουν ετήσιο κρατικό τέλος. Εκτός από τη διαδικασία, οι ευθύνες ενός αντιπροσώπου εμπορικών σημάτων είναι επίσης συνήθως οι ίδιες. Αυτές περιλαμβάνουν την εποπτεία της καταχώρισης, της συντήρησης και της προστασίας των εμπορικών σημάτων.
Ένα εμπορικό σήμα είναι συχνά μια λέξη, σχέδιο ή αριθμός που χρησιμοποιείται για να διακρίνει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες ενός ατόμου από αυτά ενός άλλου. Η προστασία των εμπορικών σημάτων εκδίδεται από κρατικές υπηρεσίες και συχνά απαιτεί γνώση της ισχύουσας νομοθεσίας περί εμπορικών σημάτων. Για να βοηθήσουν τους αιτούντες με αυτήν τη διαδικασία, οι πράκτορες εμπορικών σημάτων απασχολούνται σε πολλές χώρες.
Ένα άτομο πρέπει πρώτα να πληροί τις προϋποθέσεις διαμονής της χώρας του για να γίνει αντιπρόσωπος εμπορικών σημάτων. Αυτά συχνά καθορίζουν ότι ένας πράκτορας πρέπει να διαμένει στη χώρα εφαρμογής. Ένα άτομο στις Ηνωμένες Πολιτείες, για παράδειγμα, δεν μπορεί να υποβάλει αίτηση για να είναι αντιπρόσωπος εμπορικών σημάτων στην Ινδία. Μετά από αυτό το βήμα, ένα άτομο πρέπει να μάθει τις ιδιαίτερες συνθήκες της εφαρμογής του ως αντιπροσώπου εμπορικών σημάτων. Αυτά είναι πιθανό να διαφέρουν ελαφρώς με κάθε έθνος.
Οι παρανόμοι εμπορικών σημάτων σε χώρες όπως η Βραζιλία, η Ουρουγουάη και η Αργεντινή μπορούν συχνά να προωθήσουν την επαγγελματική τους σταδιοδρομία, δίνοντας εξετάσεις για εμπορικά σήματα. Αυτό είναι παρόμοιο με την εξέταση που απαιτείται για τον Εισαγγελέα εμπορικών σημάτων του Ηνωμένου Βασιλείου. Παρόλο που ένας πράκτορας εμπορικών σημάτων συχνά δεν χρειάζεται πτυχίο νομικής, μπορεί να του ζητηθεί να κατέχει πτυχίο πανεπιστημίου. Στην Ισπανία και την Πορτογαλία, για παράδειγμα, οι υποψήφιοι χρειάζονται πανεπιστημιακή εκπαίδευση.
Η σωστή εκπαίδευση είναι συχνά μια άλλη προϋπόθεση για όσους θέλουν να γίνουν αντιπρόσωποι εμπορικών σημάτων. Για παράδειγμα, οι αιτούντες στον Καναδά πρέπει είτε να έχουν επαγγελματική εμπειρία στον τομέα του καναδικού δικαίου για τα εμπορικά σήματα είτε να είναι δικηγόρος με άδεια άσκησης επαγγέλματος σε οποιαδήποτε καναδική επαρχία. Η Γερμανία, η Γαλλία και η Ιταλία είναι παραδείγματα χωρών όπου οι υποψήφιοι χρειάζονται δύο ή τρία χρόνια σχετικής εργασιακής εμπειρίας εκτός από πτυχίο πανεπιστημίου.
Σε ορισμένες χώρες, τα άτομα που λαμβάνουν πτυχίο αντιπροσώπου από διαπιστευμένο πανεπιστήμιο μπορούν να εκπροσωπούν πελάτες απευθείας στο εθνικό τους γραφείο εμπορικών σημάτων. Ο πράκτορας μπορεί συχνά να υπογράψει αιτήσεις εμπορικών σημάτων, αναφορές και αρνήσεις. Μπορεί επίσης να υποβάλλει τακτικά αντιρρήσεις και διοικητικές ενέργειες ενώπιον του γραφείου εμπορικών σημάτων. Ωστόσο, ένας πράκτορας ή δικηγόρος εμπορικών σημάτων πρέπει να χειρίζεται οποιεσδήποτε εισηγήσεις ή ακροάσεις στο δικαστήριο.
Αφού πληρούνται οι απαραίτητες προϋποθέσεις, ένα άτομο που επιδιώκει να γίνει αντιπρόσωπος εμπορικού σήματος πρέπει συνήθως να συμπληρώσει μια αίτηση και να περάσει μια ειδική εξέταση. Μαθήματα που βοηθούν τη μελέτη για τις εξετάσεις διατίθενται από ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες, όπως το Ινστιτούτο Πνευματικής Ιδιοκτησίας του Καναδά. Εάν ένα άτομο περάσει τις εξετάσεις, συχνά καλείται να πληρώσει ετήσιο κρατικό τέλος για να διατηρήσει τα διαπιστευτήρια.
Τα άτομα που γίνονται πράκτορες εμπορικών σημάτων συχνά προετοιμάζουν, καταθέτουν και διώκουν αιτήσεις για καταχώριση εμπορικού σήματος. Πρέπει να γνωρίζουν τους νόμους και τις διαδικασίες που διέπουν τα εμπορικά σήματα στη χώρα τους. Η καταχώριση εμπορικών σημάτων δεν είναι αυτόματη στις περισσότερες χώρες, επομένως οι πράκτορες συνήθως πρέπει να παρέχουν στους πελάτες συμβουλές σχετικά με τον τρόπο προσφυγής στις αποφάσεις και την τροποποίηση εμπορικών σημάτων ανάλογα με τις απαιτήσεις της εταιρείας. Οι πράκτορες επίσης συνήθως συμβουλεύουν τους πελάτες για τη διατήρηση των χαρτοφυλακίων εμπορικών σημάτων τους και την ενημέρωση των καταχωρίσεων.