Το λογισμικό διαχείρισης εμπορικών σημάτων επιτρέπει στο τμήμα διαχείρισης εμπορικών σημάτων μιας εταιρείας να διαχειρίζεται το χαρτοφυλάκιο των εμπορικών σημάτων του, να το βοηθά με την επιβολή, να παρακολουθεί ημερομηνίες, να το βοηθά να διασφαλίζει τα δικαιώματα ενός σήματος και να προωθεί τη συνεργασία εντός μιας εταιρείας. Η διαχείριση και η προστασία της επωνυμίας και της εικόνας μιας εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας για μια συνεπή και σταθερή εικόνα. Το λογισμικό διαχείρισης εμπορικών σημάτων επιτρέπει σε μια εταιρεία να παρακολουθεί και να ενημερώνεται με τους νόμους και τις άδειες περί εμπορικών σημάτων και παρέχει λεπτομερείς αναφορές για το χαρτοφυλάκιο επωνυμίας μιας εταιρείας.
Η τήρηση αρχείων είναι μια βασική λειτουργία του λογισμικού διαχείρισης εμπορικών σημάτων. Τα αρχεία καταθέσεων εμπορικών σημάτων για καταχώριση, διαφωνίες, αρχεία καταγραφής εικόνων, συμβάσεις και αναθέσεις αρχειοθετούνται στη βάση δεδομένων λογισμικού. Το λογισμικό θα φιλοξενεί επίσης σαρωμένα αρχεία και επιτρέπει καταχωρήσεις που μοιάζουν με ημερολόγιο για τη δημιουργία ενός πλήρους αρχείου πληροφοριών και αλληλογραφίας σχετικά με ένα εμπορικό σήμα. Όλες οι αλληλεπιδράσεις με δικηγόρους, διαχειριστές επωνυμίας και εφευρέτες μπορούν επίσης να καταγραφούν στη λειτουργία τήρησης αρχείων του λογισμικού.
Η καταχώριση εμπορικών σημάτων είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του λογισμικού διαχείρισης εμπορικών σημάτων. Βοηθά στην παρακολούθηση όλων των ημερομηνιών και των προθεσμιών και θα στείλει υπενθυμίσεις σε τυχόν μέλη του προσωπικού ή δικηγόρους που έχουν ανατεθεί. Σημαντικές ημερομηνίες καταχώρισης περιλαμβάνουν ανανεώσεις, λήξεις, προθεσμίες ITU και ένορκες βεβαιώσεις Sec 8. Πολλά προγράμματα υπολογίζουν αυτόματα τις ημερομηνίες με βάση την ημερομηνία δίωξης, τη χώρα και τον τύπο κατάθεσης.
Η διαχείριση της ροής εργασιών που εμπλέκεται στη διαχείριση εμπορικών σημάτων είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος του λογισμικού διαχείρισης εμπορικών σημάτων. Η προσαρμογή της ροής εργασιών της εταιρείας και η διαδικασία υποβολής, η απάντηση σε αξιώσεις, η παροχή ειδοποίησης δικαιωμάτων, η διαχείριση των πιστοποιητικών εγγραφών και άλλες διαδικασίες μπορούν να παρακολουθούνται. Τα τμήματα μπορούν επίσης να προσαρμόσουν λίστες ελέγχου ροής εργασιών και υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογισμικό για να αυξήσουν την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και εξωτερικών εργολάβων και να διασφαλίσουν ότι οι διαδικασίες και οι διαδικασίες εκπληρώνονται. Το λογισμικό διαχείρισης εμπορικών σημάτων θα επιτρέπει επίσης σε διάφορα μέλη του προσωπικού σε διαφορετικά τμήματα να συνεργάζονται για να εξετάζουν και να εγκρίνουν αιτήματα εμπορικών σημάτων και να παρακολουθούν αναζητήσεις και πληροφορίες.
Ο προϋπολογισμός και η διαχείριση των δαπανών ενός τμήματος εμπορικών σημάτων μπορεί να ολοκληρωθεί και από ένα πρόγραμμα λογισμικού. Οι εκτιμήσεις και το πραγματικό κόστος των υπηρεσιών καταγράφονται και μπορούν να δημιουργηθούν αναλυτικά στοιχεία και αναφορές. Το τμήμα μπορεί να δημιουργήσει τιμολόγια και να διαχειριστεί τις πληρωμές χρησιμοποιώντας επίσης τη βάση δεδομένων του λογισμικού. Μέσω του λογισμικού, μπορούν επίσης να ρυθμιστούν ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιούν το τμήμα για προκαθορισμένα σημεία αναφοράς κόστους, έτσι ώστε οι πόροι να κατανέμονται αποτελεσματικά και να διατηρούνται οι προϋπολογισμοί.
Το τμήμα εμπορικών σημάτων χρησιμοποιεί επίσης αναφορές και ανάλυση δεδομένων για να παρουσιάσει πληροφορίες σχετικά με τις διωκτικές ενέργειες, τις δαπάνες και τις επιδόσεις στους ηγέτες εταιρειών. Οι ισχυρές αναφορές που δημιουργούνται από λογισμικό διαχείρισης εμπορικών σημάτων μπορούν να βοηθήσουν μια εταιρεία στην ανάλυση δεδομένων και στη δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών. Λόγω της αποτελεσματικότητας και των λύσεων ροής εργασιών που δημιουργούνται μέσω λογισμικού διαχείρισης, ένα τμήμα εμπορικών σημάτων μπορεί να βελτιώσει την απόδοση, τη διαχείριση και τις γνώσεις του σχετικά με τα εμπορικά σήματα και τις πληροφορίες πνευματικής ιδιοκτησίας.