Συνήθως απαιτείται άδεια φύλαξης στις περισσότερες χώρες, αλλά η διαδικασία μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τις τοπικές οδηγίες. Κάθε δικαιοδοσία θέτει τις εξατομικευμένες απαιτήσεις της για τους αιτούντες, οι οποίες συνήθως περιλαμβάνουν ειδική εκπαίδευση, περιορισμούς ηλικίας και εκπαιδευτικά μαθήματα. Συχνά προτιμάται η προηγούμενη εμπειρία σε σχετικό τομέα και οι υποψήφιοι θα πρέπει να αναθεωρήσουν μια λίστα με τις θέσεις εργασίας που πληρούν τις προϋποθέσεις. Ανάλογα με την τοποθεσία, ένα ελάχιστο πιστοποιητικό εκπαίδευσης, όπως ένα απολυτήριο λυκείου, μπορεί να είναι απαραίτητο για τη λήψη άδειας φύλαξης. Το πρώτο βήμα για την απόκτηση άδειας πρέπει να είναι η έρευνα για όλες τις τοπικές απαιτήσεις της περιοχής στην οποία σκοπεύει να εργαστεί.
Η επανεξέταση διαφόρων περιγραφών θέσεων εργασίας πριν από την εκπαίδευση είναι σημαντική για να διαπιστωθεί εάν αυτή η γραμμή εργασίας είναι κατάλληλη για το άτομο. Υπάρχουν διαφορετικές κατηγορίες αδειών φύλαξης που συνήθως αφορούν το αν ο φύλακας φέρει ή όχι πυροβόλο όπλο. Παρόλο που συνήθως απαιτείται απολυτήριο λυκείου ή ισοδυναμία, ορισμένοι αιτούντες επιλέγουν να συνεχίσουν την εκπαίδευσή τους στην ποινική δικαιοσύνη ή το δίκαιο, γεγονός που μπορεί να επιταχύνει τη διαδικασία απόκτησης άδειας φύλαξης. Τουλάχιστον 30 ώρες σε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα είναι υποχρεωτικές στις περισσότερες χώρες.
Τα εκπαιδευτικά μαθήματα έχουν σχεδιαστεί για να προετοιμάζουν τους φύλακες για μια ποικιλία καταστάσεων που θα μπορούσαν ενδεχομένως να προκύψουν στην εργασία. Τα θέματα που καλύπτονται στην τάξη μπορεί να περιλαμβάνουν πρόληψη κλοπής, χρήση ορίων βίας, ηθική και επαγγελματική συμπεριφορά, πρώτες βοήθειες που περιλαμβάνουν ΚΑΡΠΑ, απόκριση έκτακτης ανάγκης, κράτηση υπόπτων και αντιτρομοκρατική. Τα μαθήματα συνήθως περιλαμβάνουν γραπτές και φυσικές δραστηριότητες και γενικά διδάσκονται από πιστοποιημένο φύλακα ασφαλείας.
Μόλις ολοκληρωθεί η εκπαίδευση και οι πρόσθετες απαιτήσεις, οι υποψήφιοι πρέπει να συμπληρώσουν μια μακρά αίτηση και να την επιστρέψουν σε ορισμένο τοπικό γραφείο. Οι αιτήσεις συνήθως ζητούν από τους υποψηφίους να αποκαλύψουν τα προσωπικά τους στοιχεία, το ποινικό τους υπόβαθρο, την εκπαίδευση, το ιστορικό απασχόλησης και τις προσωπικές τους αναφορές. Οι περισσότερες εταιρείες ζητούν να υποβληθούν δακτυλικά αποτυπώματα στους αιτούντες κατά τη διαδικασία υποβολής αίτησης προκειμένου να πραγματοποιήσουν έναν ακριβή έλεγχο ιστορικού. Οι υποψήφιοι πρέπει να επικοινωνήσουν με τις τοπικές υπηρεσίες επιβολής του νόμου για να καθορίσουν την πλησιέστερη τοποθεσία για τη λήψη δακτυλικών αποτυπωμάτων. Ενδέχεται να ισχύουν τέλη αίτησης σε ορισμένους τομείς.
Αφού εγκριθεί η αίτηση, συνήθως διεξάγεται εξέταση αδειοδότησης. Οι μαθητές πρέπει να ολοκληρώσουν τις εξετάσεις και να επιτύχουν τον ελάχιστο βαθμό που έχει ορίσει ένας τοπικός οργανισμός. Υπάρχουν πολλές θέσεις εργασίας που δεν απαιτούν άδεια φύλαξης, αλλά η κατοχή αυτής της πιστοποίησης θα αυξήσει τις ευκαιρίες απασχόλησης. Οι περισσότερες εταιρείες προσφέρουν υψηλότερο αρχικό μισθό για όσους έχουν ολοκληρώσει τη διαδικασία αδειοδότησης και οι αδειοδοτημένοι φύλακες έχουν συνήθως μεγαλύτερες ευθύνες.