Όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε έναν τόνο συνομιλίας και σωστή μορφοποίηση και θα πρέπει να είστε σύντομοι. Προγραμματίστε την επιστολή σας πριν γράψετε απαριθμώντας τις κύριες περιοχές ή θέματα που θα συμπεριληφθούν καθώς και τυχόν συγκεκριμένα περιστατικά ή λεπτομέρειες. Στη συνέχεια, καθορίστε μια λογική σειρά με την οποία θα αντιμετωπίσετε τα ζητήματα. Αναφερθείτε εν συντομία σε οποιαδήποτε προηγούμενη αλληλογραφία ή συνομιλίες στην πρώτη παράγραφο και, στη συνέχεια, κατευθυνθείτε προς τον σκοπό της επαγγελματικής επιστολής. Αναφέρετε με σαφήνεια οποιαδήποτε ενέργεια παρακολούθησης στην τελευταία παράγραφο.
Τόνος
Χρησιμοποιήστε έναν ευχάριστο τόνο, ειδικά εάν η επαγγελματική επιστολή περιέχει αρνητική ενέργεια ή αρνητική απάντηση. Δείξτε εκτίμηση για το πώς σας βοήθησε ο παραλήπτης, εάν ισχύει. Στην τελευταία παράγραφο, ευχαριστήστε τον παραλήπτη για τον χρόνο, την προσοχή ή την προσπάθειά του. Χωρίς να είστε πολύ προσωπικοί, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε έναν φιλικό, συμπονετικό τόνο για επαγγελματικές επιστολές. Εάν εσείς ή η εταιρεία σας έχετε κάνει λάθος, αποδεχτείτε ευθύς το σφάλμα.
Για να αποφύγετε την τάση να γράφετε πολύ επίσημα σε μια επαγγελματική επιστολή, χρησιμοποιήστε συστολές όπως αυτές που χρησιμοποιούνται συνήθως στην ομιλία. Επίσης, συμπεριλάβετε προσωπικές αντωνυμίες – όπως “εγώ”, “εμείς” και “μας” – αντί για πιο επίσημες επιλογές όπως “η εταιρεία”. Να είστε συνοπτικοί. Για παράδειγμα, αντί να γράψετε “Λαμβάνουμε την αλληλογραφία σας σχετικά με …” απλά γράψτε “Λάβαμε …”. Οι πολύ επίσημες φράσεις είναι πιο κατάλληλες σε ορισμένους τύπους νομικών εγγράφων ή αλληλογραφίας παρά σε απλά επαγγελματικά γράμματα.
Μορφή
Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφή για μια επαγγελματική επιστολή. Το μπλοκ στυλ είναι το πιο απλό. Σε ένα γράμμα τύπου μπλοκ, όλα τα μέρη ξεκινούν στο αριστερό περιθώριο, χωρίς εσοχές.
Τάξη των κύριων εξαρτημάτων
Εάν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα με την εταιρεία σας ή το προσωπικό σας όνομα τυπωμένο στο επάνω μέρος, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε το όνομα και τη διεύθυνσή σας. Εάν δεν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας στο επάνω μέρος της σελίδας. Θα πρέπει να αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε φανταχτερά χαρτικά ή έγχρωμο χαρτί για τα περισσότερα επαγγελματικά γράμματα.
Περίπου τρεις έως 10 γραμμές μετά τη διεύθυνσή σας ή κάτω από την εκτύπωση επιστολόχαρτου, πληκτρολογήστε την ημερομηνία και φροντίστε να γράψετε τον μήνα. Τέσσερις γραμμές κάτω από την ημερομηνία, πληκτρολογήστε την εσωτερική διεύθυνση. Η εσωτερική διεύθυνση περιέχει το πλήρες όνομα του παραλήπτη, τη διεύθυνση του δρόμου, την πόλη και τον ταχυδρομικό κώδικα, με το καθένα σε ξεχωριστή γραμμή. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ της τελευταίας γραμμής της διεύθυνσης και του χαιρετισμού. Ο χαιρετισμός είναι γενικά με τη μορφή “Αγαπητέ κύριε Σμιθ” ή “Αγαπητή κυρία Τζόουνς” – χρησιμοποιώντας το πραγματικό επώνυμο του παραλήπτη αντί για αυτά τα παραδείγματα, φυσικά – ακολουθούμενο από άνω και κάτω τελεία.
Μια ενιαία κενή γραμμή χωρίζει κάθε παράγραφο στο γράμμα. Πληκτρολογήστε ένα κλείσιμο, όπως “Με εκτίμηση” ή “Με εκτίμηση”. Χρησιμοποιήστε κόμμα μετά το κλείσιμο.
Αφήνοντας τρεις ή τέσσερις κενές γραμμές για μια υπογραφή, πληκτρολογήστε το όνομά σας. Τοποθετήστε τον τίτλο της εργασίας σας, εάν το επιθυμείτε, κάτω από το όνομά σας. Εάν συμπεριλάβετε συνημμένα ή περιβλήματα στην επαγγελματική σας επιστολή, πληκτρολογήστε την κατάλληλη λέξη – “Επισύναψη” ή “Περίβλημα” – μετά από μια κενή γραμμή κάτω από το πληκτρολογημένο όνομα ή τίτλο.
Επιμέλεια
Ελέγξτε την επαγγελματική σας επιστολή αφού τη γράψετε για να επαληθεύσετε ότι όλα είναι σωστά και πλήρη, συμπεριλαμβανομένων όλων των ημερομηνιών και τυχόν χρηματικά ποσά. Διορθώστε το γράμμα για τυπογραφικά ή γραμματικά λάθη. Ζητήστε από κάποιον άλλο να διαβάσει το γράμμα σας πριν το στείλετε και μην ξεχάσετε να υπογράψετε το γράμμα με στυλό με μπλε ή μαύρο μελάνι.
SmartAsset.