Μια εντολή αγοράς είναι μια δέσμευση για αγορά, ένα νομικό έγγραφο που δίνεται από έναν αγοραστή σε έναν πωλητή. Η διαδικασία παραγγελίας αγοράς ξεκινά με την εκχώρηση ενός μοναδικού αριθμού και εγγράφου που παρουσιάζει όλες τις πτυχές της διαδικασίας αγοράς. Οι όροι συμφωνίας μιας παραγγελίας αγοράς μπορεί να περιλαμβάνουν ναύλο, ημερομηνία παράδοσης, κόστος, περιγραφή εμπορευμάτων, προσδοκίες πληρωμής και πολλά άλλα.
Μεγάλες ή μικρές, οι κατασκευαστές που επιθυμούν να περιορίσουν το ποσό των αποθεμάτων που βρίσκονται στο πάτωμα μιας αποθήκης θα περιμένουν μια παραγγελία αγοράς από έναν πελάτη για να ξεκινήσουν την πλήρωση μιας παραγγελίας. Η διαδικασία παραγγελίας αγοράς ξεκινά με ένα έγγραφο από τον αγοραστή στον πωλητή που περιγράφει τις προσδοκίες του προϊόντος καθώς και τους όρους παράδοσης. Στη συνέχεια, ο κατασκευαστής συνήθως εκδίδει μια παραγγελία πώλησης, η οποία αποτελεί επιβεβαίωση αυτών των προσδοκιών. Εάν η εντολή αγοράς και η παραγγελία πώλησης ταιριάζουν, αυτό περιορίζει την ευθύνη και των δύο μερών καθώς η εντολή αγοράς αποτελεί νομικά δεσμευτική σύμβαση αγοράς.
Αφού δημιουργηθεί η παραγγελία πώλησης, ο κατασκευαστής μπορεί να ξεκινήσει να εργάζεται για την παραγγελία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αγορά υλικών, την πρόσληψη εργατικού δυναμικού και την τροποποίηση του εξοπλισμού. Η διαδικασία παραγγελίας αγοράς προστατεύει τον κατασκευαστή σε περίπτωση που ο αγοραστής αποφασίσει να αποχωρήσει από την πώληση μετά την πραγματοποίηση των εξόδων από τον πωλητή. Ο αγοραστής προστατεύεται επίσης από αυτήν τη διαδικασία επειδή δεν είναι υποχρεωμένος να αποδεχτεί ή να πληρώσει για εμπορεύματα που δεν ανταποκρίνονται στις προσδοκίες που περιγράφονται στο έγγραφο.
Η διαδικασία παραγγελίας αγοράς βοηθά επίσης στον εξορθολογισμό της παραγγελίας καταχωρίζοντας όλες ή τις περισσότερες μεταβλητές που εμπλέκονται στη διαδικασία παραγγελίας. Αυτές περιλαμβάνουν την περιγραφή εμπορευμάτων, την αναμενόμενη ημερομηνία, το ακριβές κόστος, τους όρους πληρωμής, ακόμη και ποιο μέρος είναι υποχρεωμένο να πληρώσει το κόστος μεταφοράς. Αυτή η διαδικασία είναι ιδιαίτερα ανεκτίμητη κατά την εισαγωγή ή την εξαγωγή, καθώς πολλοί από τους όρους έχουν καθολική σημασία και είναι εύκολα αναγνωρίσιμοι από άλλες χώρες.
Πολλοί κατασκευαστές χρησιμοποιούν εντολές αγοράς για να προγραμματίσουν προϋπολογισμούς ταμειακών ροών μήνες ή και χρόνια εκ των προτέρων. Ο κύκλος από την ημερομηνία έκδοσης μιας παραγγελίας αγοράς μέχρι την ώρα παράδοσης και την πληρωμή μπορεί να είναι αρκετά μακρύς. Μια επιχείρηση πρέπει να προγραμματίσει τις δαπάνες της ανάλογα, προκειμένου να είναι σε θέση να πραγματοποιήσει βραχυπρόθεσμες απαιτήσεις σε μετρητά, όπως η μισθοδοσία.
Αφού εκδοθεί η εντολή αγοράς και αναγνωριστεί η εντολή πώλησης, ξεκινά η εργασία. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την παράδοση αγαθών και την έκδοση τιμολογίου, αν και ορισμένοι κατασκευαστές απαιτούν την εξ ολοκλήρου ή μερική πληρωμή πριν από την παράδοση. Μόλις γίνει αποδεκτό το εμπόρευμα και πληρωθεί το τιμολόγιο, η διαδικασία παραγγελίας αγοράς έχει ολοκληρωθεί.
SmartAsset.