Υπάρχει μεγάλη διαφωνία σχετικά με το πόσο καιρό πρέπει να διατηρείτε φορολογικά αρχεία και τι πρέπει να συμπεριλαμβάνεται σε αυτά τα αρχεία. Αρκεί η αποθήκευση μιας επιστροφής ή πρέπει να κρατήσετε αντίγραφα των W-2, αποδείξεων για έξοδα και τυχόν έντυπα που έχουν κατατεθεί εκτός από τις φορολογικές δηλώσεις της επιχείρησής σας ή το 1040; Θα βρείτε πολλές διαφορετικές απαντήσεις αν κάνετε αυτήν την ερώτηση στο διαδίκτυο.
Η IRS συνιστά να διατηρείτε φορολογικά αρχεία και έγγραφα για τρία ή τέσσερα χρόνια μετά την ημερομηνία κατάθεσης. Τροποποιούν αυτή τη δήλωση εάν οφείλετε χρήματα που δεν μπορείτε να πληρώσετε αμέσως. Εάν οφείλετε πίσω φόρους ή πραγματοποιείτε πληρωμές για αυτούς, τότε η IRS σας προτείνει να διατηρήσετε τα φορολογικά σας αρχεία για τέσσερα χρόνια μετά την τελευταία πληρωμή. Παραδέχονται ότι ορισμένες εταιρείες, ιδιώτες και παρόμοια θα μπορούσαν να θέλουν να δουν τα αρχεία σας από τα προηγούμενα έτη έως την ημερομηνία των τεσσάρων ετών.
Υπάρχει κάποιο πρόβλημα με την πρόταση της IRS. Έχουν στη διάθεσή τους δέκα χρόνια για να βρουν λάθη στους φόρους σας και να εισπράξουν τα ποσά που μπορεί να έχετε υποβάλει. Γενικά, το IRS δεν θα κοιτάξει τόσο πολύ πίσω, επομένως ορισμένοι οικονομικοί εμπειρογνώμονες προτείνουν να διατηρήσετε φορολογικά αρχεία, αποδείξεις, W-2 και λοιπά για επτά χρόνια. Αυτός ο συμβιβασμός φαίνεται λίγο ανόητος. Εάν τεχνικά η IRS μπορεί να σας καλέσει να λογοδοτήσετε για τους φόρους που υποβάλατε πριν από δέκα χρόνια, θα ήταν συνετό να διατηρήσετε τα έντυπα και άλλους για δέκα χρόνια. Ακόμα κι αν δεν είναι πιθανό να χρειαστείτε μια επιστροφή από δέκα χρόνια πριν, θα ήταν καλό να έχετε αυτές τις πληροφορίες εάν τις χρειαστείτε ποτέ.
Άλλοι διαφέρουν και πιστεύουν ότι τα φορολογικά αρχεία πρέπει να τηρούνται πάντα. Μπορεί να υπάρχει κάποιο νόημα σε αυτή την πρόταση, ειδικά στη διατήρηση των W-2. Ο λόγος που μπορεί να θέλετε να κολλήσετε στα W-2 δηλώνεται ξεκάθαρα όταν λαμβάνετε ετήσιες αναφορές σχετικά με το πόση κοινωνική ασφάλιση μπορεί να δικαιούστε όταν συνταξιοδοτηθείτε. Εάν έχετε πληρώσει μεγαλύτερη κοινωνική ασφάλιση από ό,τι εκτιμά η Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης, ενδέχεται να δικαιούστε ελαφρώς υψηλότερες συνταξιοδοτικές παροχές. Τουλάχιστον, σχεδιάστε να ελέγξετε τα W-2 ή 1099 misc. φόρμες ενάντια στις Αναφορές Κοινωνικής Ασφάλισης για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε βραχυκύκλωμα.
Τα φορολογικά μητρώα μπορούν να απαιτηθούν για πολλά πράγματα. Όταν κάνετε αίτηση για φοιτητικά δάνεια ή οικονομική βοήθεια για το σχολείο για εσάς ή τα παιδιά, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε αντίγραφα δηλώσεων δύο ετών. Εάν τα φορολογικά σας έγγραφα προορίζονται για μια επιχείρηση, μπορεί να χρειαστείτε αυτές τις πληροφορίες για να γνωστοποιήσετε πλήρως στο κοινό. Είναι καλύτερο να είστε προσεκτικοί και να κρατάτε τα αρχεία περισσότερο από όσο χρειάζεστε. Ένα απλό ντουλάπι αρχείων με δύο συρτάρια θα κρατήσει τα αρχεία και τα σχετικά έγγραφα και είναι μια λογική επένδυση για να μπορείτε να κρατάτε τα αρχεία σας με ασφάλεια.