Είναι συχνά δύσκολο να γνωρίζεις πότε μπορείς να απαλλαγείς από προσωπικά αρχεία, όπως τα φορολογικά έγγραφα. Επίσης, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζει κανείς ποια μέρη της φορολογικής του γραφειοκρατίας πρέπει να αποθηκεύσει. Για παράδειγμα, χρειάζεται κάποιος να αποθηκεύσει αποδείξεις για αναλυτικές κρατήσεις ή δηλώσεις εισοδήματος που αποκτήθηκαν μετά την υποβολή φορολογικών εγγράφων;
Είναι λογικό να κατανοήσουμε πώς και πότε το IRS ή μεμονωμένα κράτη μπορούν να διερευνήσουν τις φορολογικές δηλώσεις κάποιου. Ισχύουν τα ακόλουθα πρότυπα. Το IRS μπορεί να αμφισβητήσει τις φορολογικές σας δηλώσεις για έως και τρία χρόνια μετά την κατάθεσή τους. Έχουν στη διάθεσή τους έξι χρόνια για να αναλύσουν τα φορολογικά σας έγγραφα και να σας ελέγξουν εάν διαπιστώσουν ότι έχετε μη δηλωθέν εισόδημα. Ως εκ τούτου, είναι λογικό να διατηρούνται φορολογικά έγγραφα για τουλάχιστον επτά χρόνια.
Στη συνέχεια, μπορεί κάποιος να εξακολουθεί να θέλει να διατηρήσει τις πραγματικές αποδόσεις, αλλά τα συνοδευτικά υλικά, όπως αποδείξεις, W-2, 1099 διάφορα έντυπα και δηλώσεις σχετικά με τα κέρδη από τόκους μπορούν συνήθως να απορριφθούν. Αυτή η φορολογική γραφειοκρατία όχι μόνο θα πρέπει να απορριφθεί αλλά θα πρέπει να τεμαχιστεί για να αποφευχθεί πιθανή κλοπή ταυτότητας. Πολλά από αυτά τα έγγραφα παραθέτουν σημαντικές πληροφορίες, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής σας, καθιστώντας πολύ απλό για έναν κλέφτη να κλέψει την ταυτότητά σας.
Υπάρχουν μερικοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να έχει νόημα να διατηρήσουμε κάποια φορολογικά έγγραφα για περισσότερο από δέκα χρόνια. Για παράδειγμα, τα W-2 απαριθμούν τα χρήματα που καταβάλλονται στην κοινωνική ασφάλιση. Εάν συνεισφέρατε πάντα ένα μέγιστο ποσό στις πληρωμές κοινωνικής ασφάλισης και αργότερα, μετά τη συνταξιοδότηση, η κυβέρνηση σας προσφέρει λιγότερα από αυτά που πραγματικά δικαιούστε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παλιά W-2 για να αποδείξετε την καταλληλότητά σας για περισσότερα χρήματα. Λάθη μπορεί να συμβούν, ακόμη και στην κυβέρνηση, επομένως το να έχετε έναν τρόπο να αποδείξετε την καταλληλότητά σας για να λαμβάνετε συνταξιοδοτικό εισόδημα από το κράτος μπορεί να έχει αξία.
Αυτό που σίγουρα μπορείτε να κάνετε είναι να απαλλαγείτε από πράγματα όπως τριμηνιαία αντίγραφα κίνησης και αποδείξεις πληρωμής μόλις λάβετε W-2, 1099 διάφορα έντυπα ή αντίγραφα κίνησης τέλους έτους. Δεν χρειάζεται να διατηρήσετε αυτήν την πρόσθετη φορολογική γραφική παράσταση, καθώς αντιγράφει τις πληροφορίες που έχετε ήδη στην κατοχή σας. Επίσης, εάν πρέπει να δείτε μια παλιά φορολογική δήλωση, και δεν έχετε, μπορείτε να παραγγείλετε μια από το IRS. Θυμηθείτε να διατηρήσετε αυτό το αρχείο για τουλάχιστον επτά χρόνια, μετά την αρχική ημερομηνία κατάθεσής του.