Το χρονικό διάστημα που συνιστάται να κρατάτε τις χάρτινες αποδείξεις εξαρτάται από το σκοπό τους και τον τρόπο χρήσης τους. Κάποια πρέπει να διατηρηθούν για πάντα, άλλα για επτά χρόνια και άλλα αρκετά για να καταγραφούν τα έξοδα. Μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε φακέλους για διάφορα είδη αποδείξεων για να παρακολουθείτε αποτελεσματικά και να διασφαλίζετε ότι δεν θα βγουν εκτός ελέγχου στο σύστημα αρχειοθέτησης.
Εάν μια απόδειξη θα χρησιμοποιηθεί για την υποβολή αξίωσης για φόρους, θα πρέπει να φυλάσσεται έως ότου εξαντληθεί η παραγραφή σε θέματα που σχετίζονται με τη φορολογία. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι φορολογούμενοι έχουν στη διάθεσή τους τρία χρόνια για να κάνουν μια καλή τη πίστη διόρθωση στους φόρους τους, αλλά η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων έχει έως και έξι χρόνια για να αμφισβητήσει τις δηλώσεις του προηγούμενου έτους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, συνιστάται να φυλάσσετε τις χάρτινες αποδείξεις για επτά χρόνια, ώστε να είναι διαθέσιμες εάν χρειαστεί. Αυτό περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία εσόδων, αγορών, εξόδων και επενδύσεων.
Οι έντυπες αποδείξεις για εισφορές σε λογαριασμούς συνταξιοδότησης θα πρέπει να φυλάσσονται για πάντα για να παρέχουν απόδειξη καταθέσεων. Ομοίως, μπορεί να είναι σκόπιμο να φυλάσσονται για πάντα έντυπες αποδείξεις για πληρωμές δανείων ή έως ότου το δάνειο εξοφληθεί πλήρως και ο δανειστής έχει εκδώσει μια επιστολή για να το δηλώσει. Για αγορές όπως μετοχές και περιουσιακά στοιχεία, οι αγοραστές θα πρέπει να κρατούν αποδείξεις μέχρι να πουλήσουν το περιουσιακό στοιχείο, οπότε μπορούν να απορρίψουν την τεκμηρίωση. Τα αποκόμματα από επιταγές μισθοδοσίας και άλλες πληρωμές θα πρέπει να φυλάσσονται για ένα χρόνο για έλεγχο έναντι των επίσημων φορολογικών δηλώσεων και μπορούν να απορριφθούν εάν το εισόδημα έχει δηλωθεί σωστά.
Εάν δεν χρειάζονται έντυπες αποδείξεις για την παροχή πληροφοριών για τις φορολογικές αγορές ή την απόδειξη πληρωμών, καλό είναι να κρατάτε αποδείξεις για συναλλαγές με πιστωτική και τραπεζική κάρτα για δύο μήνες. Αυτές οι αποδείξεις μπορούν να ελεγχθούν σε σχέση με τις καταστάσεις και στη συνέχεια να απορριφθούν. Εάν υπάρχει διαφωνία, η αρχική απόδειξη μπορεί να βοηθήσει στη διευθέτηση του ζητήματος, καθώς θα παρέχει πληροφορίες για το πότε και πού έγινε μια αγορά, καθώς και για το ποσό που θα έπρεπε να είχε γίνει. Με τις αποδείξεις μετρητών, είναι απαραίτητο μόνο να διατηρηθούν τόσο πολύ για να καταγραφεί η δαπάνη.
Οι εργαζόμενοι και άλλοι που χρησιμοποιούν αποδείξεις για να διεκδικήσουν αποζημιώσεις για επιχειρηματικά έξοδα θα πρέπει να κάνουν αντίγραφα των αποδείξεων τους και να διατηρούν αυτά τα αντίγραφα όταν παραδίδουν τα πρωτότυπα. Εάν υπάρχει σφάλμα ή διαφωνία με την αποζημίωση, οι αντιγραμμένες αποδείξεις θα παρέχουν σημαντικά στοιχεία. Αυτά μπορεί επίσης να είναι χρήσιμα εάν ένας προϊστάμενος παραπονιέται για έξοδα, καθώς ο υπάλληλος μπορεί να δείξει λεπτομερή ανάλυση για τυχόν πρόσφατες δαπάνες. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να διατηρούν αυτή την τεκμηρίωση για ένα έτος.