Secretarele moderne sunt adesea lipiciul care ține un birou sau o organizație împreună, asigurându-se că angajații și clienții sunt la locul potrivit la momentul potrivit și au documentele și informațiile adecvate necesare. Abilitățile de secretariat variază de la rezervarea de întâlniri și amenajarea sălilor de întâlnire până la pregătirea documentelor legale. Tipul și dimensiunea companiei la care lucrează un secretar va dicta adesea ce abilități sunt necesare; cu toate acestea, există unele abilități de bază de secretară pe care toate secretarele ar trebui să le stăpânească, inclusiv abilitățile de tastare, programare și telefon.
Abilitățile de comunicare de top sunt esențiale pentru secretare. Este important ca secretarele să poată comunica clar și împărtăși informații cu clienții și colegii într-o varietate de moduri, inclusiv la telefon, în documente scrise și prin prezentări. Deseori, secretarii orchestrează evenimentele zilei pentru un șef sau departament, inclusiv programând întâlniri și furnizând documentele necesare celor care participă la întâlniri. Abilitățile creative de rezolvare a problemelor sunt, de asemenea, esențiale, deoarece secretarele se confruntă cu o varietate de sarcini în fiecare zi.
Pe lângă sarcinile comune de birou, abilitățile de secretară ar trebui să includă și planificarea evenimentelor. Întâlnirile mari au adesea loc în locații în afara amplasamentului, cum ar fi un centru de conferințe sau sala de ședințe a hotelului. Pe lângă rezervarea unui spațiu de întâlnire și furnizarea de instrucțiuni pentru toate părțile pentru a ajunge acolo, o secretară este adesea însărcinată cu aranjarea de cazare peste noapte, închirieri de mașini și transferuri de la aeroport pentru participanți. Comandarea gustărilor, a meselor și a băuturilor pentru oaspeți pe parcursul întâlnirii revine adesea unei secretare, la fel ca și asigurarea că camera este configurată corect și oferă conexiuni tehnologice adecvate.
Abilitatea de a folosi corect gramatica, punctuația și ortografia este esențială pentru pregătirea documentelor, prezentărilor și corespondenței. Abilitățile de secretar ar trebui să includă și capacitatea de a corecta în mod eficient lucrările pentru a crea documente fără erori. Unele posturi de specialitate, cum ar fi secretarele juridice și medicale, trebuie, de asemenea, să aibă o înțelegere aprofundată a termenilor folosiți în acele profesii. Abilitatea de a crea o varietate de grafice vizuale pentru utilizare online, fișe și prezentări de grup este o altă abilitate cerută de obicei secretarilor.
Stăpânirea tehnologiei este necesară pentru aproape toate posturile de secretar. Abilitățile de secretar ar trebui să includă abilități avansate de e-mail, inclusiv lucrul cu atașamente, fluturași și fotografii create cu o varietate de programe software. Multe secretare operează din mers, așa că este o necesitate să stăpânești cele mai recente abilități de comunicare fără fir. Documentele și fotografiile trebuie deseori editate și partajate, așa că abilitatea de a lucra cu o varietate de programe de calculator este esențială.