Bugetarea de bază zero reprezintă un proces în care o afacere sau o agenție guvernamentală va crea un buget cu limite specifice pe o bază anuală. Aceasta este diferită de bugetarea incrementală, în care se utilizează un buget al anilor anteriori și se adaugă o creștere procentuală la limitele plafonului. Bugetarea de bază zero începe fiecare categorie de la zero și va oferi o limită de cheltuieli bazată pe cheltuielile necesare afacerii sau agenției guvernamentale. Avantajele includ reținere sporită, drepturi reduse și discuții deschise la buget. Dezavantajele pot fi creșterea timpului de planificare a bugetelor sau o soluție necorespunzătoare la problemele de cheltuieli.
Limitarea procesului bugetar poate ajuta la asigurarea faptului că nicio risipă nu intră în buget. Deseori numită slăbire bugetară, risipa mărește limita de cheltuieli bugetare pentru anumite categorii. Managerii își pot „îmbunătăți” performanța bugetului neatingând această limită de cheltuieli. Acest lucru se întâmplă deoarece managerul nu intenționează să cheltuiască suma de bani enumerată în buget, creând un fals sentiment de performanță. Bugetul de bază zero crește restricțiile asupra acestui comportament, deoarece managerii vor trebui să furnizeze cheltuieli documentate pentru fiecare zonă.
Reducerea drepturilor este un alt beneficiu al bugetării de bază zero. Multe agenții guvernamentale au creșteri anuale la programele de drepturi care necesită creșteri bugetare corespunzătoare. Acest lucru poate duce la cheltuieli excesive cu puține analize efectuate pentru a determina dacă programul de drepturi funcționează eficient. Începând de la zero în fiecare an pentru procesul bugetar obligă o analiză a programului pentru a determina de câți bani are nevoie programul pentru a rămâne pe linia de plutire. Doar majorările justificate vor fi luate în considerare la stabilirea limitelor bugetare curente în fiecare an.
Cele două avantaje anterioare conduc la cel de-al treilea avantaj al bugetului de bază zero: discuția deschisă. Atunci când indivizii dintr-o companie sau dintr-un guvern trebuie să discute în mod activ cu privire la restricții sau limitele anuale de cheltuieli, de obicei apar discuții și dezbateri. Acest lucru permite tuturor să aibă un cuvânt de spus în procesul bugetar, inclusiv angajaților de nivel inferior. Discuțiile mai deschise pot duce, de asemenea, la îmbunătățiri ale bugetului și la reducerea cheltuielilor din implementarea ideilor noi.
Dezavantajele specifice ale procesului de bugetare de bază zero includ cantități mari de timp petrecut în buget și soluții îndelungate la probleme simple. Permiterea unei discuții deschise pentru procesul bugetar poate duce, de asemenea, la o diferență de opinie pentru toată lumea. Acest lucru poate duce la argumente și dezbateri care împiedică crearea efectivă a unui buget. Cercetele despre proiectele pentru animale de companie sunt un exemplu de probleme de discuții deschise în procesul bugetar.
Crearea unui proces bugetar major pentru probleme simple poate fi, de asemenea, o problemă. Nu toate problemele de afaceri vor necesita un buget, iar deciziile simple disproporționate pot duce la includerea în discuția bugetului. Acest lucru va prelungi și va diminua concentrarea de a găsi o soluție simplă de cheltuieli pentru o problemă.