Cele mai mari avantaje ale videoconferinței sunt eficiența și costul. Într-o conferință video, nimeni nu trebuie să călătorească mai departe de ecranul computerului. Participanții se pot autentifica de oriunde și tot ceea ce este necesar este de obicei tehnologia computerizată de bază și un fel de software de videoconferință. Economiile de costuri sunt de obicei enorme. Nu numai că sunt conservate costurile de călătorie și timpul pierdut în tranzit, dar spațiile de conferințe nu trebuie să fie închiriate, rezervate sau întreținute.
Pe măsură ce internetul a devenit tot mai omniprezent, utilizarea videoconferințelor online a devenit din ce în ce mai populară în lumea afacerilor. Conferința video permite corporațiilor, organizațiilor și altor grupuri comerciale să-și transmită conferințele online în timp real. Acest lucru permite o participare mult mai solidă, atât din partea participanților aflați la distanță, cât și a acelor participanți locali care nu au timp să-și părăsească birourile sau să călătorească prin oraș.
Zilele de început ale videoconferințelor au fost marcate de componente video pentru conferințe altfel din viața reală. Avantajele acestui tip de videoconferință rămân valabile și sunt încă utilizate în prezent. Multe conferințe majore sunt transmise simultan sau prin web în versiuni de streaming online, pentru a permite participarea de la distanță. Participanții care vizionează aceste videoconferințe online pot participa de obicei prin e-mail unui moderator sau prin funcții interactive de chat de pe site-ul de videoconferințe.
Avantajele videoconferințelor s-au extins doar odată cu schimbarea tehnologiei. În timp ce webcast-urile sunt încă modalități obișnuite de utilizare a tehnologiei de videoconferință pentru a integra participanții la distanță, tehnologia este, de asemenea, utilizată pentru a lega exclusiv participanții la distanță. Unul dintre avantajele principale ale software-ului pentru conferințe video astăzi este capacitatea de a găzdui exclusiv întâlniri și conferințe online.
Sistemele de videoconferință nu sunt în general complexe și este nevoie de un echipament de videoconferință relativ mic pentru a găzdui o întâlnire de succes online. Tot ceea ce este necesar, de obicei, este un computer pregătit pentru internet, o cameră web și o formă de software de videoconferință. De obicei, există un număr destul de mare de pachete software din care să alegeți, de la programe gratuite bazate pe web la aplicații mai sigure, protejate cu parolă. Unele programe de conferințe sunt capabile să transforme telefoanele mobile în birouri mobile și majoritatea permit accesul de oriunde există o conexiune la Internet.
Unul dintre avantajele cheie ale videoconferinței este capacitatea de a aduna rapid oameni dintr-o diversitate de locuri și fusuri orare. Majoritatea programelor software creează o „sală de întâlnire” virtuală în care participanții se pot conecta, își pot activa camerele web și pot participa și interacționa unul cu celălalt ca și cum s-ar afla cu toții în aceeași cameră. Videoconferințele pot fi concepute ca mese rotunde sau ca prezentări ale uneia sau mai multor persoane. De cele mai multe ori, participanții pot discuta între ei în mod vizibil prin video și nu sunt relegați în camere de chat sau corespondență prin e-mail. De asemenea, participanții pot încărca și descărca cu ușurință documente pe parcursul unei conferințe video.
Un alt avantaj al videoconferinței este capacitatea de a arhiva procedurile. De cele mai multe ori, conferințele video pot fi salvate, copiate de rezervă și revizuite mai târziu. Acest lucru permite companiilor să aibă o evidență a tot ceea ce a fost întreprins sau hotărât la o întâlnire fără a fi nevoie să desemneze un participant ca secretar sau înregistrator.
Tot mai multe companii aleg videoconferințele în locul conferințelor tradiționale, atât ca o modalitate de a economisi bani, cât și ca mijloc de creștere a productivității angajaților. Cu aceasta, mai mulți oameni sunt adesea capabili să participe, cu un cost mic sau deloc pentru oricine. În timp ce ceva se pierde în absența unor adevărate întâlniri față în față, pentru companiile cu birouri în mai multe orașe sau chiar mai multe țări, avantajele videoconferinței sunt greu de învins.