Principala utilizare a unei săli de videoconferință este ca oamenii să telecomunicați între ei prin utilizarea transmisiilor video și audio. Un apel video conferință este diferit de un apel video, deoarece implică un grup de persoane, nu două persoane singure. Deoarece există un număr de persoane implicate, de multe ori, o sală de videoconferințe va trebui să fie folosită de persoanele care participă la telecomunicații. Această cameră trebuie să fie proiectată și configurată în mod corespunzător, deoarece acest lucru asigură că toată lumea poate fi văzută și auzită în timpul întâlnirii. Există multe moduri diferite de a amenaja o sală de videoconferință, iar numărul de persoane și scopul întâlnirii determină, de obicei, ce tip de aranjament este cel mai potrivit.
Când există o sală de videoconferințe suficient de mare și, de obicei, participă mai puțin de 15 persoane, poate fi configurată o sală de videoconferințe în formă de U. Acest tip de configurație include de obicei trei tabele, toate conectate între ele, formând forma unui U. Persoana (persoanele) cu care grupul comunică prin telecomunicații pot fi vizualizate în general pe un ecran de televizor sau computer în partea deschisă a U. Participanții la întâlnire se așează pe părțile exterioare ale meselor, astfel încât să poată urmări, comunica și lua notițe în mod convenabil.
Pentru videoconferințele care implică 16 sau mai multe persoane, cea mai mare parte a timpului, cel mai avantajos este să organizați întâlnirea într-o sală. Deși acest tip de configurare nu permite o interacțiune prea mare între toți participanții, un microfon al publicului poate fi utilizat pentru a pune întrebări. Această configurație permite, de asemenea, tuturor participanților să vizualizeze cu ușurință ecranul video, care este de obicei configurat în fața sălii auditoriului.
Indiferent de tipul de design în care este amenajată o sală de videoconferință, este important ca camera să nu aibă suprafețe strălucitoare și, mai important, să nu aibă sticlă. Dacă camera are ferestre, jaluzelele întunecate ar trebui să le acopere. Suprafețele strălucitoare, sticla și ferestrele tind să reflecte nu numai lumina, ci și sunetul, ceea ce face dificil pentru persoana (persoanele) de la celălalt capăt să vadă și să audă.
Există câteva alte sfaturi care pot ajuta la amenajarea unei săli de conferințe video. Un microfon este suficient pentru fiecare trei persoane care participă la o conferință video. Ori de câte ori are loc o prezentare cu o singură persoană, trebuie folosit un microfon rever. Culoarea roșie nu ar trebui să fie găsită în niciun decor sau pe nicio persoană găsită în sălile de videoconferință, deoarece acest lucru va cauza apariția pâlpâirilor pe videoclip. Majoritatea sălilor de videoconferință vor necesita una până la trei camere, toate camerele, ecranele video și monitoarele sunt plasate departe de lumini puternice.