Beneficiile unui sistem de arhivare digitală sunt numeroase și includ costuri reduse pentru companie, beneficii pentru mediu și ușurință sporită de sortare, găsire și mutare a documentelor. Procesul inițial de înființare a unui sistem de arhivare digitală poate fi puțin mai dificil, dar multe birouri consideră că un birou fără hârtie, sau chiar un birou fără hârtie, este benefic pentru companie în timp. Un alt dintre avantajele unui sistem de arhivare digital ca acesta este că permite biroului să funcționeze într-un mediu mai mic, deoarece nu este nevoie de mult spațiu pentru stocarea documentelor într-un sistem de arhivare pe hârtie.
Un sistem de arhivare digitală, în care documentele de hârtie fie sunt scanate într-un computer, fie pur și simplu create pe computer, în primul rând, poate fi stabilit în multe medii de birou diferite. Documentele pot fi tipărite dacă este necesar, de exemplu pentru a fi trimise prin poștă unui client, dar în caz contrar angajații biroului pot accesa documentele de pe computer fără a fi nevoie să irosească hârtie. Reducerea hârtiei și a utilizării imprimantei poate economisi o mulțime de bani pentru companie. In plus, este mult mai benefic pentru mediu; chiar dacă un birou își reciclează cea mai mare parte a hârtiei, producția de hârtie încă dăunează mediului.
Stocarea unui sistem de fișiere digital are loc în întregime pe hard disk-uri. Acest lucru permite stocarea a mii de documente într-o zonă mică, economisind spațiu valoros de birou. Hard disk-urile continuă să crească în dimensiunea de stocare, în timp ce acestea scad în dimensiunea fizică, ceea ce este încă un alt beneficiu. În plus, copiile documentelor pot fi făcute copii de rezervă pe numeroase alte hard disk-uri în locații separate din motive de securitate și pot fi făcute mai sigure prin utilizarea unor instrumente precum parolele și criptarea. Căutarea și extragerea documentelor devine mult mai ușoară.
Efectuarea unei căutări pe un hard disk durează, de obicei, doar câteva minute. Documentul poate fi apoi ușor accesat și modificat, trimis prin e-mail sau tipărit după cum este necesar. Unele companii descoperă că nu pot deveni complet fără hârtie, dar chiar și reducerea utilizării hârtiei, cum ar fi utilizarea unui sistem de arhivare digitală pentru a stoca documente mai noi, poate face diferența. Birourile care doresc să implementeze un sistem de arhivare digitală vor trebui să obțină instrumente suplimentare, cum ar fi scanere, și poate dura o perioadă considerabilă de timp pentru a converti documentele în formulare digitale, dar odată ce sistemul este configurat, devine relativ ușor de întreținut.