Datorită progreselor tehnologiei de birou, există multe tipuri de sisteme de arhivare de afaceri din care să alegeți atunci când încercați să păstrați fișierele importante organizate și în siguranță. Arhivarea este una dintre cele mai comune moduri prin care companiile stochează înregistrările, țin evidența formularelor importante, accesează rapid informațiile și protejează datele care trebuie să fie disponibile des de ani de zile. Tipurile de sistem de arhivare pentru afaceri pe care le alegem depind în principal de formatul în care vor fi fișierele, de modul în care acestea vor fi accesate și de capacitățile de stocare ale companiei.
Cele mai des gândite sisteme de arhivare pentru afaceri sunt piese de mobilier de birou de sine stătătoare, cum ar fi dulapuri și sertare. Acestea sunt în general realizate din metal sau lemn și conțin sertare mari glisante, care sunt suficient de mari pentru a ține multe sute de dosare și dosare de hârtie. De la întreprinderi mici până la birouri corporative mari, sistemele de arhivare fizice de afaceri se găsesc în toate formele și dimensiunile pentru a găzdui orice tip de fișier pe hârtie care trebuie stocat în siguranță.
Alte tipuri de sisteme de arhivare de afaceri utilizate în mod obișnuit sunt sistemele electronice de stocare a fișierelor. Sistemele de operare ale computerelor au capabilități de arhivare electronică încorporate în software pentru a face din aceasta o modalitate convenabilă de a proteja fișierele de mai multe dimensiuni și tipuri. Fișierele pot include documente text, grafică și imagini, software sau fișiere bazate pe web. Ori de câte ori este creat sau partajat un fișier nou, datele pot fi stocate în siguranță într-un folder de fișiere virtual care poate sta pe un hard disk individual al computerului, poate fi transportat pe un hard disk extern sau stocat pe o unitate virtuală accesată de Internet.
Alte sisteme de înregistrare a afacerilor care fac adesea parte din domeniul electronic al depunerii sunt sistemele de gestionare a clienților și a furnizorilor. Companiile care au un număr mare de clienți și furnizori care să țină evidența gestionează acest lucru prin stocarea informațiilor despre clienți și furnizori într-o copie tipărită sau în format electronic într-o configurație specială de gestionare a resurselor clienților (CRM) sau de gestionare a furnizorilor (VM). Acest lucru permite stocarea unei game largi de fișiere de către client sau furnizor, pentru acces rapid la cerere.
Cu ajutorul tehnologiei care îmbunătățește procesele multor întreprinderi, alte tipuri de sisteme de înregistrare a afacerilor includ tehnologii mobile, cum ar fi telefoanele inteligente și computerele portabile. Directorii de afaceri din mers pot crea, încărca și partaja fișiere mari de date utilizând aceste dispozitive. Informațiile pot fi apoi transferate electronic prin e-mail sau prin conectarea prin Internet sau prin cabluri directe la computerele de acasă sau de la birou. Acest lucru face mult mai convenabil stocarea și accesarea fișierelor practic de oriunde în lume.