Un birou fără hârtie este un mediu de lucru care funcționează cu majoritatea sau toate documentele sale în formă digitală, stocate electronic și ușor de accesat. Se bazează pe ideea că multe dintre funcțiile pe hârtie ale birourilor tradiționale au fost digitalizate. Pe măsură ce computerele au devenit omniprezente în mediul de lucru occidental, liderii de opinie au început să-și imagineze un loc de muncă în care desfășurarea afacerilor digital nu numai că ar simplifica procesul de afaceri, dar ar elimina în mare măsură nevoia de hârtie.
Ideea de bază care stă la baza biroului fără hârtie este că, în majoritatea cazurilor și în majoritatea industriilor, documentele nu trebuie să fie tipărite. Contractele, de exemplu, pot fi create într-un singur birou, trimise prin e-mail părților și semnate electronic, fiecare parte furnizându-se o copie certificată a documentului semnat. Planurile pot fi stocate și accesate online, progresul construcției fiind urmărit digital. Restaurantele își pot eficientiza operațiunile și pot minimiza erorile prin digitalizarea sistemelor lor de comandă de alimente. Majoritatea companiilor efectuează cel puțin unele dintre tranzacțiile financiare pe cale electronică.
Pe lângă simpla reducere a volumului de hârtie la locul de muncă, un avantaj semnificativ al digitizării documentelor este că cea mai recentă versiune este disponibilă instantaneu pentru toată lumea. Accesul la informații corecte și actualizate este deosebit de crucial în domeniul sănătății, unde înregistrările pacienților au fost în mod tradițional păstrate în dosare de hârtie în diferite locații. Potențialul de eroare este substanțial atunci când depinzi de astfel de fișiere. Unii pacienți, totuși, își poartă datele medicale pertinente pe un dispozitiv de stocare digital care este actualizat ori de câte ori vizitează un profesionist din domeniul sănătății. Aceste dispozitive, reflectate de înregistrările păstrate într-o bază de date centrală, reprezintă o contribuție majoră la reducerea dependenței profesioniștilor din domeniul sănătății de hârtie și a vulnerabilității la problemele asociate cu aceasta.
În comparație cu înregistrările digitizate, hârtia are multe dezavantaje. Documentele pe hârtie necesită o cantitate semnificativă de timp personalului pentru manipulare – crearea documentelor, apoi stocarea și recuperarea acestora. Trimiterea poștală adaugă un alt strat de timp și bani la manipularea hârtiei. Documentele pe hârtie trebuie, de asemenea, stocate, fie în ordine alfabetică, fie după data creării, iar singura modalitate de a prelua un document pe hârtie este știind cum a fost stocat. În plus, managerii sunt foarte conștienți de faptul că un document greșit depus este adesea un document pierdut.
Unul dintre cele mai importante obstacole în calea biroului fără hârtie este factorul uman – adică majoritatea afacerilor au fost în mod tradițional orientate spre hârtie și este dificil să schimbi vechile obiceiuri. De exemplu, multe documente electronice sunt tipărite frecvent și arhivate pur și simplu ca o chestiune de rutină. În plus, sofisticarea și capacitatea crescândă a imprimantelor și a mașinilor de copiat face posibilă imprimarea documentelor de o calitate care era disponibilă anterior doar de la imprimantele comerciale, dar la o fracțiune din costul acestora. Acest lucru a dus la o frenezie a tipăririi la nivel mondial; din momentul în care biroul fără hârtie a fost articulat pentru prima dată și până în 2000, se estimează că producția globală de documente pe hârtie de tot felul s-a dublat. De atunci, însă, producția sa stabilizat și ulterior a început să scadă.
Implementarea birourilor fără hârtie ar putea produce beneficii de mediu dezirabile. Producția de hârtie contribuie atât la defrișare, cât și la poluare, pe lângă producerea de gaze cu efect de seră despre care se spune că exacerba încălzirea globală. În plus, cernelurile folosite în realizarea documentelor în sine pot conține componente nocive care, în volum, au și un impact negativ asupra mediului.
Multe arhive pot fi digitizate, iar întreprinderile care implementează programe fără hârtie includ scanarea înregistrărilor pe hârtie existente ca parte a acestor programe. Multe companii au descoperit că au stocat multe înregistrări pe hârtie de care nu au nevoie, cum ar fi copii ale extraselor lunare trimise clienților. Pe lângă reducerea volumului de documente pe hârtie stocate, organizațiile care au trecut prin programe de digitizare au reușit să dedice spațiu pentru alte scopuri decât stocarea documentelor.