Îmbunătățirea proceselor de afaceri depinde de înțelegere, comunicare și actualizări și inovații continue. Un proces de afaceri este o practică în care diverse intrări lucrează împreună pentru a produce o ieșire. Prin urmare, un proces poate fi orice, de la furnizarea unui serviciu până la procesarea salariilor. Construirea hărților proceselor de afaceri, încurajarea comunicării inter-departamentale și utilizarea tehnologiei pentru a oferi actualizări ale stării procesului sunt modalități de îmbunătățire potențială a procesului de afaceri.
Ca un macro exemplu de îmbunătățire a proceselor de afaceri, imaginați-vă o firmă care dorește să scadă ratele mari de rotație a angajaților. Procesul care trebuie îmbunătățit, așadar, este primul an de experiență a angajatului. Managerul vrea să scadă acest număr și să crească loialitatea companiei. Pentru a face acest lucru, el trebuie să înțeleagă problema, să încurajeze comunicarea și să fie la curent cu starea procesului.
Într-un proces de afaceri, este important să înțelegem problema și nu doar să remediați simptomele. Cele mai bune decizii sunt, în general, cele bine informate, iar acest lucru este același pentru îmbunătățirea procesului de afaceri. Managerul care lucrează pentru a reduce fluctuația angajaților prin remedierea simptomelor ar putea oferi pachete de compensare mai mari ca stimulente angajaților. După șase luni, acest manager poate realiza că cifrele nu s-au îmbunătățit semnificativ și că a pierdut timp și bani încercând să implementeze această strategie fără a înțelege adevărata natură a problemei.
În îmbunătățirea proceselor de afaceri, comunicarea este esențială și ar trebui să fie deschisă și încurajată, în special în procesele interdepartamentale. Folosind comunicarea deschisă, managerul îi poate întreba pe noii angajați și pe noii manageri angajați ce cred ei că provoacă o astfel de rotație mare, de exemplu. Managerul ar putea primi informații care indică faptul că noii angajați nu simt că sunt considerați valoroși sau că managerii lor s-au concentrat suficient pe formare.
Menținerea liniilor de comunicare deschise poate fi utilă în găsirea de soluții inovatoare la problemă. Sesiunile de brainstorming ar putea sugera că ar trebui programate mai multe sesiuni de instruire și evaluări personale pentru noii angajați. Implementarea unor astfel de modificări poate crește loialitatea angajaților și poate duce la o cifră de afaceri mai mică, îmbunătățind astfel procesul de afaceri.
Înțelegerea problemei poate face strategiile de îmbunătățire mai eficiente, dar îmbunătățirea procesului este un proces continuu. Managerii de proces eficienți revizuiesc și inovează chiar și după rezolvarea problemei. Continuarea soluțiilor din exemplu – implementarea unui sondaj de angajare noi și adresarea întrebărilor pentru a determina preocupările sau locurile de îmbunătățire – poate ajuta la menținerea managerului la curent cu potențialele probleme, permițându-i să găsească soluții din timp.
Maparea proceselor de afaceri poate oferi, de asemenea, o modalitate de a înțelege mai bine procesele, sporind în același timp comunicarea. Hărțile de proces oferă descrieri vizuale pas cu pas ale proceselor de afaceri pentru a ajuta la eficientizarea managementului procesului. Reprezentările vizuale facilitează conceptualizarea proceselor și găsirea locului de îmbunătățire. Echipele care construiesc hărțile procesului provin, în general, din diferite etape ale procesului și pot furniza informații esențiale din diferite perspective pentru a ajuta la îmbunătățire.
Tehnologia, atunci când este selectată și întreținută în mod corespunzător, poate îmbunătăți, de asemenea, managementul proceselor de afaceri. Automatizarea sarcinilor ușoare sau administrative, de exemplu, poate stoca eficient informații, poate reduce erorile umane și poate îmbunătăți eficiența. De asemenea, sistemele de management automatizate pot ajuta la creșterea controlului asupra proceselor și la creșterea vizibilității operațiunilor.