Managementul activelor IT este gestionarea tuturor resurselor de tehnologie a informației pentru o afacere sau organizație. Resursele IT se referă atât la echipamente hardware, cât și la programe software pe care organizațiile le folosesc pentru a desfășura afaceri. Aceste active ale companiei pot include echipamente informatice, echipamente mobile, echipamente digitale și aplicații software. Contabilitatea corectă a activelor afacerii este o sarcină esențială pentru companii și organizații, dar urmărirea activelor poate fi dificilă. Atunci când dezvoltă un proces de management al activelor IT, companiile ar trebui să ia următorii pași: să efectueze un inventar amănunțit, să efectueze o analiză de planificare a capitalului, să utilizeze software de management al activelor și să revizuiască procesul de management al activelor IT în sine.
Unul dintre primii pași în managementul activelor IT este de a determina ce active are afacerea sau organizația. Cel mai bun mod de a finaliza acest pas este de a efectua un inventar amănunțit al tuturor activelor IT relevante. Companiile urmăresc de obicei următoarele echipamente hardware: servere, computere, laptopuri, monitoare, imprimante, faxuri și scanere. Când vine vorba de inventarierea software-ului, afacerile ar trebui să înregistreze aplicațiile software pe care le dețin și numărul de licențe asociat fiecărui program. Cel mai simplu mod de a inventaria aceste articole este să atribuiți fiecărui bun un număr și să înregistrați locul în care se află.
Scopul principal al managementului activelor IT este de a monitoriza resursele IT ale organizației și de a se asigura că bugetul IT al organizației este cheltuit cu înțelepciune. O modalitate bună de a îndeplini acest obiectiv este efectuarea unei analize de planificare a capitalului. Această revizuire ajută o organizație să planifice achizițiile mari de echipamente pentru a-și înlocui echipamentul existent pe măsură ce acesta devine învechit sau stricat. În acest fel, organizațiile pot introduce treptat noi echipamente și pot repartiza costurile pe mai mulți ani, în loc să le absorbi pe toate odată.
Efectuarea inventarului și a revizuirii planificării capitalului poate fi ușoară cu software-ul de management al activelor. În loc să mențină inventarul pe hârtie sau într-o foaie de calcul, organizațiile își pot introduce informațiile despre inventar în sistem. Sistemul poate urmări activele IT de la achiziție până la eliminare, iar unele sisteme pot fi configurate pentru a descoperi hardware sau software nou adăugat în rețea. În plus, sistemul poate urmări dacă organizația își folosește sub sau supra-utiliza licențele software. Organizațiile pot reduce costurile necumpărând licențe neutilizate și, de asemenea, pot evita penalitățile care vin odată cu încălcarea acordurilor de licență.
După fiecare ciclu de management al activelor IT, poate fi util să revizuiți procesul de management al ciclului în sine. Organizațiile se pot asigura că procesul lor este eficient și urmărește activele necesare de afaceri. După câteva cicluri, organizațiile pot observa că nu trebuie să urmărească anumite active, dar trebuie să urmărească altele. Această analiză poate descoperi, de asemenea, că o organizație trebuie să își educe mai bine angajații cu privire la manipularea echipamentelor.