Cerințele de păstrare a registrelor de salarizare variază foarte mult de la o jurisdicție la alta, așa că proprietarii de afaceri ar trebui să se familiarizeze cu legile din zona lor. Unele dintre documentele care ar putea trebui păstrate se referă la impozitele pe salarii, beneficiile angajaților și înregistrările privind numărul de ore lucrate. De asemenea, ar trebui să ia în considerare păstrarea atât a copiilor digitale, cât și pe hârtie a evidențelor de salarizare. Dacă este posibil, documentele de hârtie trebuie depozitate într-un dulap rezistent la foc pentru a preveni deteriorarea lor.
Este o idee bună să aflați cât de mult ar trebui să fie păstrate înregistrările de salarizare. Acest lucru poate varia de la o țară la alta și, de obicei, este guvernat de agențiile locale de venituri. De regulă, majoritatea înregistrărilor trebuie păstrate oriunde între patru și zece ani după ce tranzacțiile au avut loc.
Proprietarii de afaceri ar trebui să stabilească, de asemenea, ce înregistrări specifice de salarizare trebuie păstrate. Unele importante pot include documente care dovedesc că anumite taxe au fost reținute din salariul angajaților. Un individ ar putea avea nevoie, de asemenea, să păstreze înregistrări care arată cât a fost plătit și numărul de ore lucrate. Această practică de păstrare a registrelor de salarizare poate ajuta să dovedească că membrii personalului au primit cel puțin salariul minim local, dacă există unul. De asemenea, poate ajuta la stabilirea conformității cu legile muncii copiilor, dacă este cazul.
Alte opțiuni de păstrare a registrelor de salarizare ar putea include salariile pentru orele suplimentare, beneficiile angajaților, plățile de concediu sau plata de boală. În cazul în care întreprinderea contribuie la un fond de pensii sau plătește o parte din primele de asigurare ale angajaților săi, trebuie păstrată și documentația în acest sens. Dacă angajații sunt plătiți cu comision, un supervizor poate avea nevoie să păstreze și rapoartele de vânzări ale companiei.
Trebuie păstrate atât copii digitale, cât și copii ale înregistrărilor. Acest lucru este astfel încât să existe un fișier de rezervă în cazul în care un set de înregistrări este distrus. Înregistrările digitale trebuie păstrate pe dispozitive de stocare amovibile, cum ar fi un hard disk, un disc sau o unitate flash de rezervă, pe lângă faptul că le au pe un hard disk al computerului. Copiile pe hârtie ar trebui să fie închise într-un dulap ignifug situat într-o zonă care nu este predispusă la inundații, deoarece acest lucru poate ajuta la asigurarea siguranței acestor documente.
Păstrarea înregistrărilor de salarizare poate fi o parte importantă a operațiunilor obișnuite ale oricărei afaceri. În mod normal, acest lucru este ușor dacă munca este continuată în mod regulat. Salvarea documentelor într-un mod ordonat și pentru timpul necesar poate scuti un manager de o mare durere în cazul unui audit sau vânzări a afacerii.