Managementul activelor fixe este un proces contabil care urmărește să urmărească starea activelor companiei, inclusiv locația, starea și alte caracteristici distinctive ale fiecărui activ. Ideea din spatele acestui proces este de a ne asigura că evidențele financiare ale companiei sunt actualizate în mod constant pentru a reflecta starea reală a tuturor activelor fixe în ceea ce privește valoarea curentă. Există mai mulți pași implicați în gestionarea responsabilă a activelor fixe, inclusiv utilizarea tehnologiei pentru a identifica active similare de la alții, a urmări mișcările acelor active de la o locație la alta și pentru a calcula orice amortizare asociată fiecărui activ în perioadele fiscale succesive.
Un element cheie al gestionării activelor fixe este întotdeauna știrea câte unități dintr-un anumit activ corporal deține compania. De exemplu, o companie de producție ar urmări numărul de stivuitoare deținute și operate ca parte a cursului normal al productivității afacerii. În loc să menținem pur și simplu un număr de persoane ale acelor stivuitoare, fiecărui bun i-ar fi atribuit un număr de urmărire sau de serie. Numărul ar fi folosit pentru a identifica activul în evidențele contabile și, de asemenea, pentru a urmări zona sau departamentul căruia îi este atribuit în prezent fiecare lift ca parte a procesului de urmărire a activelor. Acest lucru permite companiei să păstreze un inventar în funcțiune și să realoce rapid activele către alte zone atunci când și după cum este necesar, fără a pierde evidența a ceea ce este utilizat în cadrul operațiunii generale de afaceri.
Urmărirea mișcării activelor este cheia succesului oricărei strategii de gestionare a activelor fixe. În funcție de natura afacerii, acesta poate fi un proces foarte simplu care necesită angajații să folosească un jurnal de conectare, deoarece echipamentele și alte active comerciale sunt mutate de la un departament la altul. În alte setări, utilizarea scanerelor electronice face posibilă raportarea mișcărilor către o unitate centrală de urmărire, cu software de gestionare a activelor utilizat pentru a primi date de la scanere și pentru a actualiza automat locația fiecărui activ scanat. Utilizarea tehnologiei moderne este deosebit de utilă atunci când activele corporale sunt uneori transferate între instalații, deoarece scanerele fac posibilă ștampilarea oră și a datei fiecărei mișcări, oferind date esențiale pentru gestionarea stocurilor și evaluarea taxelor pentru fiecare unitate.
Gestionarea activelor fixe nu se referă doar la urmărirea activelor deținute și a locului în care sunt amplasate. Procesul implică, de asemenea, evaluarea amortizarii suportate pentru fiecare activ într-o anumită perioadă fiscală. Din nou, software-ul de astăzi face procesul mult mai ușor de gestionat, deoarece modificarea valorii este identificată și înregistrată folosind programul software. Acest lucru face posibilă determinarea rapidă a valorii impozitelor datorate asupra activului pentru orice perioadă dată. Prin urmare, compania este în măsură să cunoască întotdeauna valoarea actuală a activelor, plus să folosească datele istorice pentru a documenta cererile de amortizare depuse în perioadele fiscale trecute.