O parte a desfășurării afacerilor în zilele noastre este posibilitatea de a planifica evenimente care ajută la consolidarea unei companii pe plan intern, precum și la informarea și educarea oamenilor despre scopul și locul companiei într-o industrie. Una dintre cele mai eficiente moduri în care se poate realiza acest lucru este să existe un program de evenimente corporative în desfășurare.
În esență, un program de eveniment corporativ are de-a face cu activități de planificare, conferințe, proiecte comunitare și alte evenimente care au toate ca scop realizarea obiectivelor generale ale organizației. Unele dintre evenimentele care intră sub umbrela largă a unui program de evenimente corporative se concentrează pe nevoile și funcțiile interne. De exemplu, companiile cu un număr de locații pot alege să organizeze o conferință anuală sau semianuală pentru ofițeri și manageri cheie, oferind un forum pentru educație și împărtășirea informațiilor despre evenimentele și obiectivele viitoare ale companiei.
Un alt exemplu ar fi participarea la expoziții și conferințe de afaceri în care compania și linia sa de produse au șansa de a atrage atenția unor noi clienți. O a treia variantă a programelor corporative are de-a face cu implicarea companiei cu anumite nevoi în cadrul comunității în care se află compania sau o unitate a afacerii.
Indiferent de ce tip de program de evenimente corporate este implicat, există câteva aspecte esențiale care trebuie abordate pentru ca evenimentele corporative să fie de succes. Un loc bun pentru a începe este definirea scopului și misiunii evenimentului. A ajunge la o înțelegere clară a motivelor evenimentului va ușura mult din perspectiva planificării corporative.
De exemplu, dacă următorul eveniment care trebuie planificat este o escapadă de weekend pentru primii cinci clienți ai companiei, atunci accentul se va pune pe realizarea aranjamentelor de călătorie pentru clienți, inclusiv bilete de avion, transport terestru și cazare la hotel. De acolo, va fi în regulă luarea în considerare a aranjamentelor pentru mese și distracții, cum ar fi cocktail-uri, golf sau concerte. În cazul în care compania dorește să recunoască oficial acești clienți, va trebui să fie planificată o cină de mărturie.
Pe de altă parte, dacă planificarea programului de evenimente corporative este orientată mai mult spre o conferință de formare internă, accentul va fi oarecum diferit. O conferință internă va implica planificarea agendei, aranjarea vorbitorilor și facilitatorilor pentru sesiuni, stabilirea dacă vor trebui incluse exponate, planificarea meselor și camerelor de hotel și stabilirea unui proces de înregistrare. În timp ce organizarea unui eveniment de weekend pentru câțiva clienți apreciați poate dura doar câteva luni, planificarea unei conferințe mari poate fi un proces care ar putea dura cel puțin șase până la opt luni.
Multe corporații mai mari au personal dedicat exclusiv gestionării oricărei și întregii planificări a programului lor de evenimente corporative. Aceste persoane creative și organizate vor fi chemate să se ocupe de orice, de la cine pentru clienți potențiali și clienți, până la planificarea evenimentelor care implică expunere națională pentru companie. Pentru companiile care își pot limita programul de evenimente corporative la câteva evenimente de dimensiuni diferite în fiecare an, există întotdeauna opțiunea de a menține un planificator de evenimente corporative pe reținere. Atâta timp cât programul de evenimente corporate poate atinge obiectivele dorite de companie și rămâne în limitele bugetare, toată lumea va fi mulțumită de rezultate.