Un document de inițiere a proiectului (PID) sau un brief de proiect este utilizat în managementul proiectului pentru a evidenția planul de abordare al proiectului. Secțiunile specifice ale unui PID variază între organizații și metodologia proiectului. În general, fiecare acoperă câteva informații cheie care descriu proiectul, inclusiv definiția, cazul, livrabilele, constrângerile, riscul, membrii, planul de comunicare, toleranța proiectului și semnăturile.
Definiția proiectului este o secțiune cheie în documentație. Acesta va descrie scopurile, obiectivele și rezultatele dorite ale proiectului, modul în care fiecare va fi măsurat și domeniul de activitate care urmează să fie finalizat. Documentul de inițiere a proiectului trebuie să indice clar caracteristicile care trebuie incluse și excluse.
Un caz de afaceri este esențial pentru proiect. Această secțiune trebuie să clarifice valoarea pe care proiectul este de așteptat să o livreze organizației în schimbul costului. Dacă un proiect nu poate oferi suficiente beneficii pentru a-și justifica cheltuielile și efortul, probabil că nu va fi finanțat.
Rezultatele proiectului ar trebui să fie documentate. Produsele livrabile pot include codul programului sau alte produse și servicii care rezultă din proiect. Ele pot include, de asemenea, alte documente, cum ar fi cerințe de afaceri, planuri de testare și manuale de instruire.
PID ar trebui să enumere orice constrângeri cu care se confruntă proiectul. Constrângerile sunt factori externi care pot afecta proiectul, dar sunt în afara controlului managerului de proiect. Ipotezele, cum ar fi un dezvoltator de software terță parte care furnizează cod, ar trebui să fie, de asemenea, documentate.
Toate proiectele au riscuri. Managerul de proiect trebuie să identifice riscurile să le documenteze folosind un registru sau un jurnal de risc. Riscurile ar trebui monitorizate și prevenite sau atenuate atunci când este posibil. Managerul de proiect ar trebui să elaboreze planuri pentru a le gestiona pe cele care nu pot fi prevenite.
O listă de personal și un calendar sunt, de asemenea, componente cheie ale unui document de inițiere a proiectului. Rolurile și responsabilitățile ar trebui să fie enumerate cu fiecare membru al proiectului. Secțiunea de planificare a proiectului oferă o privire de ansamblu asupra calendarului de livrare a lucrărilor critice.
O organizație poate include un plan de comunicare într-un PID. Acest plan ar putea include diverse întâlniri care vor avea loc cu membrii echipei. De asemenea, ar putea documenta comunicările așteptate către conducerea executivă și către utilizatorii finali care ar putea fi afectați de proiect.
Multe organizații stabilesc toleranțe de proiect. Toleranțele se referă la cantitatea reală de muncă și cheltuielile suportate de proiect în raport cu planul. Un proiect care nu funcționează în variația permisă a intervalului de timp și a bugetului planificat poate face obiectul unei analize suplimentare de management. Aceste informații pot fi incluse și în documentul de inițiere a proiectului.
Majoritatea PID-urilor au o zonă pentru semnături. Directorii și managerii trebuie de obicei să semneze documentul. Semnătura lor indică faptul că vor sprijini proiectul prin finanțare sau dedicând angajați să lucreze la el.