Un recepționer întâmpină clienții, răspunde la apeluri telefonice, trimite scrisori și e-mailuri și îndeplinește o mare varietate de sarcini de secretariat. Printre cele mai importante calități de recepționer pe care trebuie să le prezinte cineva care aplică pentru unul dintre aceste roluri se numără abilitățile interpersonale, administrative și organizaționale. În plus, un recepționer ar trebui să fie abil în utilizarea software-ului de procesare de text de bază și a diferitelor tipuri de echipamente de birou.
Răbdarea și capacitatea de a lucra sub presiune sunt câteva dintre calitățile de recepționer pe care trebuie să le posede cineva care lucrează într-o locație aglomerată. În multe cazuri, recepționerii sunt primii reprezentanți ai unei companii pe care clienții externi îi pot întâlni. Prin urmare, oamenii în aceste roluri trebuie să se ocupe de problemele legate de serviciul clienți. În plus, în timp ce un recepționer poate prelua mesaje sau poate lucra în numele altor persoane, nimeni nu deturnează clienții de la persoana în acest rol și unii oameni se luptă să mențină un nivel ridicat de servicii pentru clienți atunci când se confruntă cu un număr mai mare de clienți.
Pe lângă gestionarea programelor, un recepționer poate fi nevoit să stabilească întâlniri și să țină evidența mesajelor, e-mailurilor și e-mailurilor în numele altor mai multe persoane. Prin urmare, bunele abilități organizatorice se numără printre calitățile de recepționer care sunt de o importanță capitală. Oamenii angajați în aceste roluri folosesc adesea liste de verificare zilnice, agende sau calendare pentru a ține evidența informațiilor și sarcinilor. Mulți recepționiști de succes își gestionează programul zilnic astfel încât sarcinile complicate să fie rezolvate în perioadele lente ale zilei, în timp ce problemele mai puțin complexe sunt rezolvate în perioadele aglomerate.
De obicei, oamenii angajați în roluri administrative trebuie să utilizeze sisteme de e-mail, site-uri web și pachete de procesare de text. În timp ce unele dintre aceste programe sunt disponibile în mod obișnuit și utilizate de multe companii, altele sunt sisteme interne care au fost adaptate nevoilor unei anumite firme. Calitățile dorite de recepționer, așa cum sunt detaliate în anunțurile de locuri de muncă, includ adesea capacitatea tehnică și dorința de a învăța cum să folosească noi sisteme și tipuri de software.
Un recepționer angajat la un cabinet medical sau la un alt tip de unitate medicală trebuie să fie capabil să adune rapid informații potențial importante de la medici și pacienți și să transmită în mod coerent aceste informații altor părți relevante. Acest individ trebuie să poată comunica ușor și clar atât prin telefon, cât și în persoană. Erorile făcute de recepționerii se pot dovedi costisitoare în multe industrii diferite, astfel încât atenția pentru detalii și capacitatea de a tasta sau de a transmite informații eficient fără a face greșeli pot fi calități esențiale ale recepționerului.