Termenul de administrare a biroului este cel mai adesea folosit cu referire la posturile de suport de birou. În acest domeniu, există o varietate de posturi cu diferite niveluri de responsabilitate. În timp ce unele locuri de muncă de administrare a biroului oferă suport administrativ anumitor directori, manageri sau departamente exclusiv, altele ajută biroul în ansamblu. Pe măsură ce atât definiția administrației, cât și nevoia de asistență administrativă crește, multe titluri de post sunt utilizate în mod interschimbabil și variază de la locul de muncă la locul de muncă.
Lucrările de administrare de birou la nivel de intrare includ, de obicei, responsabilități precum deschiderea, sortarea și distribuirea corespondenței și arhivarea, dactilografiarea, colatarea și tipărirea documentelor. Răspunsul la telefoane, salutarea vizitatorilor care sosesc și procurarea de băuturi răcoritoare pentru întâlniri și prânzuri pot fi, de asemenea, incluse într-o descriere a postului de nivel de intrare. Ocazional, în acest grup sunt incluse și locurile de muncă de introducere a datelor și de servicii pentru clienți în call center. Titlurile postului pot include funcționar de la recepție, recepționer, asistent administrativ junior sau funcționar de dosar.
Joburile de administrare de nivel mediu includ adesea responsabilități precum răspunsul la întrebările de e-mail și la telefon în numele organizației, organizarea de întâlniri și călătorii pentru personal, întocmirea de minute în timpul întâlnirilor și comandarea de rechizite de birou. În funcție de dimensiunea organizației, unele birouri pot angaja un profesionist administrativ de nivel mediu în fiecare departament, care acționează apoi ca coordonator al departamentului respectiv. Aceste locuri de muncă pot avea titluri precum asistent administrativ, coordonator administrativ sau manager de birou.
Slujbele de administrare a biroului superior se ocupă de cel mai înalt nivel de responsabilitate în administrarea biroului și cel mai adesea implică lucrul îndeaproape cu directori sau alți membri ai managementului superior. În organizațiile mici, administratorul de birou se poate ocupa chiar și de responsabilități care altfel ar putea necesita un întreg departament, cum ar fi marketing, HR sau contabilitate. Responsabilitățile tipice includ gestionarea itinerariilor executive, crearea de manuale și documente pentru întâlniri, aprobarea comenzilor pentru rechizite de birou, participarea la întâlniri în locul directorilor atunci când este necesar, crearea rapoartelor de cheltuieli ale executivului și acționarea ca „purtator” și uneori purtător de cuvânt pentru unul sau mai mulți directori. Pe lângă faptul că lucrează îndeaproape cu managementul, profesioniștii seniori ar putea, de asemenea, să supravegheze personalul administrativ de nivel de intrare și să le delege sarcini. Aceste locuri de muncă pot avea titluri precum asistent executiv, coordonator executiv sau asistent administrativ superior.