Managementul total al activelor este o activitate comercială care include atât activități contabile, cât și activități fizice. Companiile au adesea metode diferite – deși uneori similare – pentru gestionarea activelor necesare conducerii companiei. Aceste metode includ deseori fie gestionarea activelor instalației, fie a fundației. Primul este comun în companiile cu profit, în timp ce cel de-al doilea este mai mult în companiile nonprofit. Companiile pot utiliza oricare dintre metodele generale pentru a finaliza gestionarea totală a activelor.
Managementul activelor instalației separă elementele după clasa de active. Clasele includ adesea proprietăți, clădiri și infrastructură împreună cu echipamente, vehicule și alte articole. Controlul fizic este necesar pentru a proteja bunurile pe care o companie le depozitează sau le folosește la unitățile sale. De exemplu, o companie poate avea nevoie să blocheze active în clădiri și în anumite încăperi. Restricționarea accesului la active asigură angajații să nu abuzeze de elementele prin care o companie cheltuiește fonduri copioase pentru a le pune în funcțiune.
Managementul activelor fundației este o metodă mult diferită de management al activelor totale. Acest proces separă activele pe clase umane, intelectuale, politice și financiare. Aceste active sunt atât de natură fizică, cât și necorporală. Companiile nonprofit folosesc acest proces total de gestionare a activelor pentru a menține separarea între active pentru utilizare specifică în diferite activități filantropice. Alte grupuri de active pot apărea în organizațiile nonprofit ori de câte ori primesc donații specifice de active de la persoane externe.
Gestionarea totală a activelor necesită, de asemenea, o contabilitate adecvată, pe lângă separarea activelor fizice. Pentru fiecare grup de active, organizațiile trebuie să plaseze o sumă în dolari și să le includă în situațiile financiare. Bilanțul reține de obicei valoarea dolarului pentru active. Activele fizice au de obicei prețul istoric inclus în această declarație. În funcție de principiile contabile actuale, valoarea de piață a fiecărui activ poate fi în situație, deoarece acesta prezintă costul real de înlocuire.
Un sistem computerizat de gestionare a activelor poate fi necesar pentru a urmări și menține înregistrările activelor în procesul total de gestionare a activelor. Aceste sisteme folosesc adesea coduri de bare și dispozitive de scanare pentru a urmări fizic activele din afacere. De exemplu, fiecare computer folosit într-un spațiu de birou va avea un cod de bare pe monitor și turn. Periodic, un angajat scanează fiecare cod de bare pentru a se asigura că compania contabilizează toate activele din birou. Fiecare grup de active fizice are de obicei propriul set de coduri de bare pentru urmărirea activelor.
Organizațiile mari au adesea câțiva angajați care urmăresc activele. Aceste persoane sunt responsabile pentru urmărirea activelor fizice și necorporale. La sfârșitul inventarierii activelor fizice, reconcilierea cu registrele contabile este necesară pentru a asigura o raportare corectă.