În linii mari, costurile de exploatare se încadrează în categorii fixe și variabile, determinate de forma pe care o iau de la o perioadă la alta. Costurile fixe rămân aceleași, indiferent de ceea ce se întâmplă la o companie, în timp ce costurile variabile fluctuează ca răspuns la utilizare și alte activități. Contabilitatea ambelor este necesară pentru a păstra înregistrări exacte și pentru a dezvolta bugete adecvate. Unele instrumente pentru estimarea costurilor variabile sunt disponibile pentru a ajuta la controlul acestora, deoarece pot deveni o problemă atunci când o afacere nu reușește să le țină seama.
Costurile fixe de operare ale unei afaceri rămân stagnante, indiferent de cât timp este deschisă și cât de mult produce. Aceste costuri includ lucruri precum plățile chiriei sau ipotecare, asigurări, taxe pentru reținerea unui consilier juridic și așa mai departe. Sunt cheltuieli regulate, recurente, care nu fluctuează, decât prin aranjament. De exemplu, o companie de asigurări poate crește prețul unei polițe atunci când aceasta se reînnoiește. De la lună la lună, însă, primele ar rămâne aceleași.
În schimb, costurile variabile de exploatare fluctuează. Utilitățile precum apa și electricitatea sunt contorizate pentru a oferi taxe bazate pe utilizare. Când companiile folosesc mai mult, plătesc mai mult, uneori substanțial mai mult dacă trec peste estimările de utilizare de bază. Consumabilele și salariile angajaților pot fi, de asemenea, variabile. Dacă un restaurant este deschis pentru cină șapte nopți pe săptămână, de exemplu, va avea nevoie de mai multă mâncare decât dacă este închis trei dintre acele nopți. De asemenea, ar fi nevoie de mai mulți angajați pentru perioadele de vârf și orele prelungite, iar orele ar putea fi reduse în alte momente pentru a reduce cheltuielile cu salariile.
În cadrul costurilor de operare fixe și variabile, întreprinderile pot fi capabile să trateze costurile într-o varietate de categorii de taxe. Unele sunt cheltuieli legate direct de îmbunătățirea afacerii, cum ar fi contractele de închiriere pentru echipamente și structuri, care pot fi deductibile fiscal. De asemenea, onorariile profesionale ale avocaților și contabililor s-ar încadra în propria lor categorie fiscală pentru a permite companiei să le deducă. Dacă un cost poate fi direct legat de cheltuiala de afaceri, acesta poate fi eligibil pentru un tratament fiscal special.
Costurile fixe includ prime, chirii, leasing și taxe, în timp ce costurile variabile de operare pot implica activități precum cheltuieli de capital, salarii și provizii. Companiile care trebuie să bugeteze pentru cheltuielile lor variabile pot folosi instrumente precum estimări de la agențiile de utilități și grafice de la an la an. Aceste diagrame pot oferi informații aproximative despre cât ar putea cheltui o companie pentru a cheltui, având în vedere experiențele anterioare. De exemplu, salariile angajaților în perioada sărbătorilor ar putea fi previzibile pe baza cheltuielilor din sezonul trecut, cu o ajustare pentru creșteri.