Diferitele tipuri de format de propunere utilizate depind de industrie și de cerințele sale unice. Există patru formate generale care sunt utilizate la crearea unei propuneri de afaceri: ofertă pentru servicii, răspuns la cererea de propunere, propunere de servicii de afaceri și propunere de construcție. Aceste formate diferite de propuneri sunt concepute pentru a oferi o structură firmelor care doresc să fie luate în considerare pentru un anumit contract. Formatele nu sunt reglementate și, prin urmare, pot varia ușor în funcție de firmă, în funcție de cerințele acestora.
Formatul initial al propunerii este furnizat de potentialul client, care a emis cererea de propunere (RFP). Acest document este folosit pentru a furniza specificații detaliate unei game largi de furnizori. Este responsabilitatea furnizorului să examineze cererea de propuneri, să determine dacă este capabil să îndeplinească cerințele clientului și să pregătească un răspuns. Toate propunerile și răspunsurile sunt în scris și fac parte din contractul legal dintre un furnizor și un client.
Cotația pentru servicii include antecedentele firmei de servicii, un răspuns detaliat la documentul RFP. În acest document este inclusă o listă detaliată a serviciilor pe care firma le poate furniza și orice servicii care ar fi furnizate de un subcontractant. În mod obișnuit, propunerile de servicii includ o secțiune despre cerințele actuale de serviciu, contractul de servicii în curs și acordul de nivel de servicii (SLA). În SLA este detaliată o listă a serviciilor exacte care trebuie furnizate și la ce nivel de expertiză. Datele disponibile ale resurselor, copiile CV-urilor, mărturiile clienților și referințele sunt, de asemenea, comune în acest tip de format de propunere.
Un răspuns la formatul propunerii RFP este de obicei dictat de RFP însuși. Secțiunea detaliată a răspunsului trebuie să fie formatată pentru a se potrivi cu cererea de propunere reală. Scopul acestui tip de formatare este de a se asigura că clienții își pot compara cu ușurință cererea cu răspunsul, notând orice discrepanțe sau întrebări pe o bază detaliată.
Formatul de propunere de servicii de afaceri este mai tipic unei prezentări de vânzări. Nu este neobișnuit ca propunerea să fie o combinație de întâlniri și răspuns scris. Broșurile de servicii, prezentările generale și recomandările de la clienți anteriori formează materialul principal în acest format. Este important de reținut că detaliile de preț și de livrare sunt de obicei articole negociabile, fiind necesare mai multe iterații înainte de pregătirea unui contract final.
Propunerile de construcție sunt documente foarte detaliate și includ întotdeauna planuri, documente cu specificații și termene detaliate. Pe lângă acest nivel de detaliu, există adesea o redare de către un artist a produsului propus, sau un model tridimensional pentru a ajuta clienții să vizualizeze rezultatul final.