Când o companie are nevoie de un proiect de marketing, publicitate sau relații publice finalizat de o terță parte, este scrisă o cerere de oferte, numită cerere de propunere (RFP). RFP este apoi livrat potențialilor furnizori. RFP include informații detaliate despre ceea ce trebuie făcut și de ce. Companiile sau persoanele fizice care doresc să câștige postul răspund la cererea de propuneri cu o propunere de marketing scrisă. Această propunere include modul în care va fi finalizat proiectul, cât va dura și cât va costa.
Propunerile de marketing sunt de obicei scrise de agenții de publicitate și marketing, firme de relații publice, companii de design sau de persoane care lucrează în aceste domenii de marketing. Persoanele care scriu aceste propuneri trebuie să se asigure că propunerile sunt complete și fără erori pentru a fi luate în considerare pentru postul solicitat în RFP. Uneori nu există RFP. O propunere poate fi rezultatul unei agenții de marketing sau al unei persoane care sugerează sau propună o idee unui potențial client.
Atunci când este furnizată o cerere de propuneri, aceasta necesită de obicei ca propunerea să fie livrată până la un anumit termen limită. Propunerea de marketing începe de obicei cu un rezumat executiv care este o schiță a situației sau problemei actuale care face necesar proiectul solicitat în RFP. Rezumatul continuă cu tactici sugerate care vor rezolva problema. Aceste tactici pot include e-mail, publicitate online, tipărită, radio și televiziune, scrisori tipărite, broșuri, site-uri web și sondaje și multe altele. Rezumatul executiv trebuie să indice, de asemenea, modul în care aceste tactici vor urma planul general de marketing și planul de afaceri al clientului.
Propunerea de marketing ar trebui să includă și detalii care să ajute să dovedească că tactica propusă va avea succes. Un element cheie este o trecere în revistă a ceea ce fac principalii concurenți ai companiei RFP pentru a promova un produs sau serviciu similar cu cel enumerat în RFP. O analiză detaliată a publicului țintă, persoanele care vor beneficia de pe urma utilizării produsului sau serviciului, este, de asemenea, o parte esențială a propunerii.
În cele din urmă, o listă de costuri estimate, numită bugetul proiectului, și un program pas cu pas, numit linia de timp, încheie propunerea de marketing. Linia temporală poate include date pentru fiecare pas al proiectului, dacă clientul a furnizat un anumit termen limită. Informațiile generale, cum ar fi „două săptămâni”, pot fi utilizate dacă nu a fost menționată o dată specifică de finalizare a proiectului în cererea de propuneri.
Când termenul limită de livrare a propunerii de marketing a depășit, compania care a generat cererea de propuneri revizuiește toate propunerile. Un câștigător poate fi anunțat sau compania poate alege primele două sau trei propuneri pentru a le analiza în continuare. Autorii acestor propuneri de top pot fi intervievați prin telefon sau li se poate cere să finalizeze o prezentare live înainte ca proiectul de marketing să fie acordat.