Posturile de control de documente implică revizuirea materialelor scrise pentru o companie pentru a se asigura că respectă un anumit set de standarde. În industriile reglementate de guvern, cum ar fi asistența medicală sau educația, acești profesioniști pot fi responsabili pentru asigurarea unor proceduri uniforme pentru revizuirea documentelor, gestionarea modificărilor și stocarea, conform mandatului agențiilor de reglementare. Controlul documentelor poate fi, de asemenea, încorporat cu alte roluri profesionale, inclusiv scriitori tehnici sau personal de asigurare a calității. Există, de asemenea, o serie de pachete software care sunt create pentru a ajuta companiile să gestioneze ciclurile de viață ale documentelor, iar sarcinile de control de documente pot implica lucrul cu aceste programe. Acești profesioniști pot lucra și cu furnizori externi, inclusiv imprimante, traducători și corectori, pentru a se asigura că standardele corporative sunt menținute în toate etapele producției de documente.
Un domeniu corporativ în care joburile de controlor de documente sunt adesea disponibile este conformitatea cu reglementările. Pozițiile lor pot include actualizarea și revizuirea documentației procedurale pentru a se asigura că reflectă cele mai recente practici din companie, precum și notificarea oricăror modificări organismelor de reglementare relevante. Controlorii de documente pot fi, de asemenea, responsabili pentru identificarea cerințelor legale pentru documentația de modificare și pentru a se asigura că orice modificări corporative sunt comunicate și executate corespunzător. Joburile de controlor de documente în afaceri de reglementare nu sunt de obicei poziții de nivel de intrare, deoarece necesită un anumit nivel de familiaritate cu compania sau cu agențiile guvernamentale care sunt implicate într-o anumită industrie.
Alte posturi de controlor de documente pot fi disponibile pentru solicitanții de nivel de intrare și implică adesea funcții administrative de bază, cum ar fi actualizarea bazelor de date de documente și a sistemului de arhivare, precum și atribuirea numerelor de identificare literaturii. Aceștia pot fi, de asemenea, responsabili pentru facilitarea revizuirii și auditului documentației de către grupuri interne și externe. Aceste sarcini pot fi combinate cu alte funcții administrative generale, cum ar fi introducerea datelor și gestionarea fișierelor.
Marea majoritate a entităților comerciale utilizează software de control al documentelor pentru a-și identifica, actualiza și stoca literatura. Unele sarcini de control de documente constau în utilizarea acestui software pentru a actualiza și întreține sistemele electronice de informații. Persoanele care lucrează în acest domeniu pot, de asemenea, să adune documentație relevantă pentru arhivare și să contribuie la asigurarea faptului că documentele publice respectă standardele corporative pentru branding și preocupările legale. Ei se pot asigura, de asemenea, că înregistrările documentației sunt actualizate și respectă politicile și procedurile relevante pentru controlul documentelor. Alți angajați pot apela la acești profesioniști pentru îndrumare atunci când caută literatură corporativă. De asemenea, aceștia pot ajuta la pregătirea lucrărilor scrise, cum ar fi oferte, propuneri și cereri de grant, asigurându-se că respectă cerințele aplicabile.