Un coordonator de documente este un profesionist în afaceri care ajută la catalogarea și arhivarea corectă a diferitelor tipuri de documente legate de afaceri. Aceste documente pot include facturi, corespondența clientului, memorii interne și documente de proprietate și chiar chitanțe legate de creanțele sau datoriile contabile. Pe lângă organizarea documentelor pentru stocare și recuperare ușoară, un coordonator de documente poate lucra îndeaproape cu alții din companie pentru a ajuta la asamblarea de noi documente, cum ar fi propunerile care sunt pregătite pentru a fi luate în considerare de potențialii clienți.
Responsabilitățile generale necesită o cunoaștere și o înțelegere aprofundată a sistemelor de înregistrare utilizate la locul de muncă. Aceasta include atât metodologiile utilizate pentru organizarea și arhivarea copiilor pe hârtie ale documentelor cheie, dar și modul de organizare a documentelor electronice într-un fel de depozit virtual, cum ar fi fișierele protejate găzduite pe un server. În acest scop, coordonatorul trebuie să aibă capacitatea de a organiza în mod logic datele, astfel încât toate documentele să poată fi recuperate când și după cum este necesar.
Alte sarcini asociate cu activitatea unui coordonator de documente pot implica codificarea și trimiterea încrucișată a documentelor, precum și depunerea lor în secvențe specifice și aranjamente logice. În unele cazuri, coordonatorul va fi, de asemenea, responsabil de gestionarea interogărilor cu privire la datele care se găsesc în documente și de a putea prelua documentul sau setul corect de documente la cerere. Menținerea unui inventar principal al cărui documente sunt conținute în acel inventar și unde pot fi găsite este, de asemenea, o sarcină atribuită în mod obișnuit unui coordonator de documente.
Deoarece un coordonator de documente poate intra în contact cu documente electronice și tipărite care conțin informații de proprietate sau confidențiale, autorizația de securitate pentru acest tip de muncă este adesea destul de mare. Acest lucru duce funcția coordonatorului oarecum dincolo de domeniul unui grefier de dosar, căruia i se poate încredința să depună documente care nu sunt considerate a fi de natură confidențială. Nu este neobișnuit ca persoane precum administratorii executivi să funcționeze ca coordonatori, creând și menținând sisteme de fișiere în special pentru directorii cu care lucrează îndeaproape.
Pregătirea pentru muncă ca coordonator de documente variază, în funcție de sfera responsabilităților pe care angajatorul alege să le asocieze cu postul. În unele cazuri, abilitățile de bază de birou, cum ar fi cunoștințele de lucru despre utilizarea computerelor, modul de a depune documente folosind un sistem de arhivare standard și capacitatea de a asimila și de a urma în mod eficient o strategie de arhivare existentă, sunt suficiente. O aptitudine pentru organizare și gândire logică sunt, de asemenea, de mare ajutor în desfășurarea acestui tip de muncă.