Există două tipuri de bază de proceduri de inventariere – perpetuă și periodică – utilizate pentru a ține evidența cantității reale de produse pe care o companie le are la îndemână. Alegerea unei proceduri care funcționează pentru o anumită afacere este esențială, deoarece conturile de inventar pentru toate produsele pe care le-ar putea vinde. Aceasta poate fi una dintre cele mai mari cheltuieli pentru o afacere și una dintre cele mai dificil de gestionat.
Informații exacte și actualizate despre inventar sunt necesare pentru a determina prețul competitiv de vânzare pentru produse, de asemenea, pentru a programa achiziția sau producția de produse noi pentru a le înlocui pe cele care au fost deja vândute. Cele două tipuri de proceduri de bază pot fi vitale în realizarea managementului acesteia.
Procedurile de inventar de tip perpetuu folosesc adesea echipamente de scanare la punctul de vânzare care fac posibil ca o companie să înregistreze tranzacțiile în timp real. Procedurile de acest tip oferă de obicei o înregistrare foarte detaliată a fiecărei vânzări pe măsură ce are loc. Această procedură este capabilă să țină evidența a mii de tranzacții într-o singură zi de afaceri. Deși procedurile de inventariere perpetuă necesită în general o investiție inițială mai mare, eficiența sporită pe care o oferă poate duce adesea la profituri mai mari.
Datele de ultimă oră pe care le oferă procedurile de inventar perpetuu le permit managerilor să monitorizeze nivelurile de aprovizionare cu produse și să comande stocuri suplimentare după cum este necesar. De asemenea, poate ajuta companiile de vânzare cu amănuntul să determine ce produse se vând bine și ce articole trebuie să fie mutate, oferind un preț redus sau vânzare. O companie care utilizează această procedură trebuie, de asemenea, să efectueze o contorizare fizică periodică a produselor sale pentru a dezvălui pierderile cauzate de furt.
Procedurile de inventariere de tip periodic implică de obicei un anumit tip de numărare fizică completă a produselor disponibile la intervale regulate programate, care pot fi lunare, trimestriale sau anuale. În acest tip de procedură, numărul total de produse pe care o întreprindere le are în inventar este numărat fizic la sfârșitul fiecărei perioade contabile. La acest total se adaugă orice produse achiziționate în perioada următoare. Se face apoi o altă numărare la sfârșitul fiecărei perioade ulterioare și se scade din totalul final al perioadei precedente.
Volumul de produse pe care o companie le vinde anual determină de obicei frecvența acestor proceduri periodice de inventariere. Deoarece acest tip de inventar poate fi un eveniment consumator de timp și de resurse, multe companii angajează servicii de inventar pentru a oferi forța de muncă și automatizarea necesare pentru a număra inventarul și a scurta timpul de oprire. Software-ul de control al stocurilor este, de asemenea, disponibil pentru a accelera procesul.